smileeasy Datenschutzerklärung

Version: 2026-10-04 · Gültig ab: 2026-10-04

Testphase. smileeasy befindet sich in einer Testphase. Es wird kein echtes Geld eingezogen: Die Zahlungsseite ist die Testumgebung von Stripe, und keine Karte wird belastet. Die während der Testphase aufgeführten Kliniken sind Beispielkliniken, die wir erstellt haben, um zu zeigen, wie smileeasy funktioniert. Eine Buchung bei einer Beispielklinik erreicht nur unser eigenes Team, das die Konten der Beispielkliniken führt, und es findet kein Termin statt. Wir entfernen die Beispielkliniken und diesen Hinweis, bevor echte Buchungen beginnen.

Diese Erklärung wird auf Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Griechisch und Polnisch veröffentlicht, und jede Sprachfassung trägt dieselbe Versionsnummer. Der englische Text ist das Original. Ist eine Übersetzung unklar oder weicht sie davon ab, gilt der englische Text.

Diese Erklärung erläutert, welche Personendaten smileeasy bearbeitet, wenn Sie smileeasy.ch nutzen: warum, wer sie erhält, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Sie haben. Sie betrifft Patientinnen und Patienten, Besucherinnen und Besucher der Website sowie Kliniken und ihr Personal. Sie folgt dem Bundesgesetz über den Datenschutz (Datenschutzgesetz, DSG) und der Verordnung über den Datenschutz (Datenschutzverordnung, DSV). Sie folgt zudem der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO), weil wir unseren Dienst Personen in der EU anbieten. Rechtliche Verweise stehen für jene, die sie benötigen, in Klammern.

Ein Teil der Daten, mit denen wir umgehen, sind Gesundheitsdaten. Wenn Sie eine Behandlung in einer Zahnklinik buchen, kann schon die Buchung allein etwas über Ihre Gesundheit aussagen. Deshalb:

• bitten wir um Ihre ausdrückliche Einwilligung, bevor wir Ihre Buchung erfassen und an eine Klinik weitergeben, und nochmals, bevor Sie den medizinischen Fragebogen ausfüllen;
• werden Ihre Fragebogenantworten und die Notizen zu Ihrer Buchung vor dem Speichern ein zweites Mal verschlüsselt;
• kann unser Team Fragebogenantworten, Notizen oder Chatnachrichten in seinen alltäglichen Werkzeugen nicht öffnen (Abschnitt 6, «Wer bei smileeasy Ihre Daten sehen kann»).

Welche Abschnitte für Sie gelten

1. Zusammenfassung

• smileeasy ist ein Schweizer Marktplatz. Er verbindet Patientinnen und Patienten mit Zahnkliniken in Ungarn, Polen, Spanien, Italien, Griechenland, Portugal, Deutschland und Frankreich. Kliniken in Frankreich sind aufgeführt, können aber nicht gebucht werden.
• Wo Ihre Daten gespeichert sind: Unsere Datenbank befindet sich in der Schweiz (Zürich). Einige Dienstleister befinden sich in der EU und in den USA (Abschnitt 13).
• Wenn Sie einer Klinik von ihrer Seite aus schreiben, sieht die Klinik Ihren Namen, Ihr Profilbild (falls Sie eines haben) und Ihre Nachrichten, sobald Sie sie senden.
• Wenn Sie buchen, bitten wir um Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Buchung zu erfassen und an die Klinik weiterzugeben. Ihre Kontaktdaten und Ihr Fragebogen erreichen die Klinik erst, nachdem die Reservierungsgebühr bezahlt ist. Den medizinischen Fragebogen erheben wir für diese Klinik und speichern ihn in ihrem Auftrag.
• Fragebogenantworten, Ihre Notiz an die Klinik und die Notizen der Klinik werden ein zweites Mal verschlüsselt. Chatnachrichten nicht (Abschnitt 11).
• Wir verkaufen Ihre Daten nicht und verwenden keine Werbe-Cookies.
• Analysen in Ihrem Browser (PostHog, gehostet in der EU, ein US-Unternehmen) laufen erst, nachdem Sie auf «Analysen erlauben» geklickt haben. Sie laufen nie auf Buchungs-, Fragebogen-, Konto- oder Dashboard-Seiten. Auf einer Klinikseite erfassen sie, welche Behandlung und welche Preisschätzung Sie auswählen, und wenn Sie angemeldet sind, verknüpfen sie dies mit Ihrer Kontonummer (Abschnitt 8).
• Unabhängig von Ihrer Wahl sendet unser Server PostHog anonyme Buchungszählungen ohne Bezug zu Ihnen sowie technische Fehlerberichte, die Ihre Kontonummer enthalten, wenn Sie angemeldet sind (Abschnitt 8).
• Wir zählen Aufrufe von Klinikseiten für alle Besuchenden, ohne Cookie und ohne etwas aufzubewahren, das Sie identifiziert. Kliniken sehen nur Tagessummen. Sie können widersprechen (Abschnitt 9).
• Sie können Ihre Daten selbst herunterladen und Ihr Konto selbst löschen, auf Ihrer Kontoseite.
• Für jede Frage oder jedes Anliegen schreiben Sie an contact@smileeasy.ch.

Kurzes Glossar

• Verantwortlicher: wer entscheidet, warum und wie Personendaten verwendet werden.
• Auftragsbearbeiter (Auftragsverarbeiter nach DSGVO): wer Daten nur auf Weisung eines Verantwortlichen bearbeitet.
• Gesundheitsdaten: Angaben über die körperliche oder geistige Gesundheit einer Person. Eine zahnmedizinische Buchung, die mit Ihrem Namen verknüpft ist, gilt als Gesundheitsdatum.
• Rechtsgrundlage: der Grund, aus dem das Gesetz eine Verwendung von Daten erlaubt. Die Tabellen unten verwenden diese Bezeichnungen:
  • Für den Dienst erforderlich, den Sie verlangt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • Schweizer gesetzliche Pflicht. Die DSGVO anerkennt eine Schweizer Pflicht nicht als «rechtliche Verpflichtung»; nach der DSGVO stützt sich dies deshalb auf unser berechtigtes Interesse, die für uns geltenden Schweizer Pflichten zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • Unser berechtigtes Interesse. Sie können widersprechen (Kasten unten) (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
  • Ihre ausdrückliche Einwilligung, für Gesundheitsdaten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO; Art. 6 Abs. 7 DSG).

Ihr Widerspruchsrecht

Wo wir uns auf unsere berechtigten Interessen stützen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir hören dann auf, es sei denn, wir haben zwingende schutzwürdige Gründe, die Ihre Interessen überwiegen, oder wir benötigen die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bearbeitung	Wie Sie widersprechen
Zählung der Klinikseiten (Abschnitt 9)	Nutzen Sie den Link «Meine Besuche nicht zählen» unten auf jeder Seite.
Kartenbilder (Abschnitt 12)	Die Karten auf der Entdecken-Seite und den Destinationsseiten laden Kartenbilder von Mapbox. Meiden Sie diese Seiten oder schreiben Sie an contact@smileeasy.ch.
Serverprotokolle, Missbrauchsschutz und Server-Fehlerberichte (Abschnitte 5.1, 8)	Schreiben Sie an contact@smileeasy.ch. Wir prüfen Ihre Situation und antworten.
Feedback-Umfragen (Abschnitt 5.4)	Beantworten Sie die Umfrage nicht, und schalten Sie die Einladungen mit dem Link in der E-Mail ab.
Problemmeldungen (Abschnitt 5.6)	Sie entscheiden, ob Sie eine senden. Schreiben Sie an contact@smileeasy.ch, um eine Meldung löschen zu lassen.
Öffentliche Teamprofile von Kliniken, Kontaktpersonen von Kliniken, Autorenzeilen und KI-Auslesen von Klinik-Websites (Teil B)	Schreiben Sie an contact@smileeasy.ch.

Wir senden keine Marketing-E-Mails (Abschnitt 5.7).

2. Wer wir sind

2.1 Verantwortlicher

Sofern ein Abschnitt nichts anderes sagt, ist Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebene Bearbeitung:

smileeasy Heinrichstrasse 267A, 8005 Zürich Schweiz E-Mail: contact@smileeasy.ch Telefon: +41 78 939 95 09

Das Unternehmen, das smileeasy betreiben wird, befindet sich in Gründung. Sobald es besteht, nennen wir es hier als Verantwortlichen, mit Rechtsform und Registernummer, und veröffentlichen eine neue Version dieser Erklärung. Bis dahin ist das Team, das smileeasy an der oben genannten Adresse betreibt, für die hier beschriebene Bearbeitung verantwortlich.

2.2 Kontakt für Datenschutz

Senden Sie Fragen und Anliegen zum Datenschutz an contact@smileeasy.ch oder an die oben genannte Postadresse. Bitte schreiben Sie «Datenschutz» in die Betreffzeile.

2.3 Vertreter in der Europäischen Union

Unser Vertreter in der Europäischen Union nach Art. 27 DSGVO wird derzeit bestellt. Wir nennen den Vertreter hier, sobald die Bestellung erfolgt ist. Bis dahin senden Sie bitte jedes Datenschutzanliegen an contact@smileeasy.ch.

2.4 Datenschutzbeauftragter

Wir haben keine Datenschutzbeauftragte und keinen Datenschutzbeauftragten (Datenschutzberaterin oder -berater nach DSG) ernannt. Bitte senden Sie jedes Datenschutzanliegen an contact@smileeasy.ch.

Teil A: Patientinnen und Patienten sowie Besuchende der Website

3. smileeasy und die Kliniken: wer wofür verantwortlich ist

smileeasy betreibt den Marktplatz. Die Kliniken erbringen die Behandlung. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist, hängt vom Stand Ihrer Buchung ab:

Wenn smileeasy Daten für eine Klinik speichert, handeln wir als Auftragsbearbeiter der Klinik: Wir speichern und übermitteln die Daten für die Klinik und dürfen sie für nichts anderes verwenden. Unsere Bedingungen für Kliniken enthalten die Bedingungen zur Auftragsbearbeitung, die uns und jede Klinik binden, einschliesslich der Aufbewahrungsfristen in Abschnitt 15, der Löschung der Daten, wenn Sie Ihr Konto löschen, und des Umgangs mit einer widerrufenen Einwilligung.

Was wir mit Ihrer Einwilligung weitergeben (Ihre Buchungs- und Kontaktdaten sowie Ihre Nachrichten vor der Buchung): Die Klinik erhält eine Kopie und ist von da an eigenständige Verantwortliche für diese Kopie. Für diese Kopie und für alles, was die Klinik in ihren eigenen Systemen aufbewahrt, etwa ihre Patientenakte, gilt die Datenschutzerklärung der Klinik. Name, Land und geschäftliche Kontaktdaten der Klinik werden auf der Klinikseite und auf Ihrer Buchungsseite angezeigt.

3.1 Wie eine Buchung Ihre Daten zur Klinik bringt

Sie sehen die geschäftlichen Kontaktdaten der Klinik, nicht die privaten Angaben ihres Personals. Was unser eigenes Team sehen kann, erklärt Abschnitt 6, «Wer bei smileeasy Ihre Daten sehen kann».

Wenn Sie eine Klinik in einem anderen Land buchen, gehen Ihre Daten in dieses Land. Die Schweiz anerkennt für alle Länder der Kliniken einen angemessenen Datenschutz. Die Buchungseinwilligung nennt die Klinik und ihr Land, bevor Sie zustimmen.

3.2 An wen Sie sich wenden

4. Daten, die wir von anderen erhalten

Die meisten Daten stammen von Ihnen. Einige stammen von anderen:

• Kliniken: Änderungen des Buchungsstatus, Verschiebungsvorschläge, Absagen und ihre Notizen zu Ihrer Buchung.
• Stripe: Status von Zahlung, Rückerstattung und Rückbuchung (Dispute).
• Mapbox: Ort und Region, die wir aus der Kartenposition einer Klinik ermitteln.
• Öffentliche Klinik-Websites: Namen, Titel und Fotos von Mitarbeitenden, nur wenn eine Klinik das KI-Auslesen in Abschnitt 24 nutzt.
• Für Klinikpersonal: die Klinik, die Ihr Teamprofil eingegeben hat (Abschnitt 22).

5. Was wir bearbeiten und warum

5.1 Besuch der Website

Unsere eigenen Anwendungsprotokolle erfassen Ihre IP-Adresse nicht. Bevor etwas geschrieben wird, werden sie gefiltert, um E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Tokens, Zahlungsreferenznummern und Patienteninhalte zu entfernen. Der Filter arbeitet mit der Erkennung von Mustern; wir behandeln die Protokolle deshalb weiterhin als Personendaten und schützen sie entsprechend.

5.2 Patientinnen und Patienten: Konto

Was erforderlich ist: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort sowie die beiden Erklärungen. Ihre Telefonnummer und Ihr Profilbild sind freiwillig.

Profilbild. Wer den Link zu Ihrem Profilbild hat, kann es öffnen. Es ist weder aufgelistet noch durchsuchbar. Kliniken, mit denen Sie Nachrichten austauschen, sehen es neben Ihrem Namen. Bitte laden Sie kein Bild hoch, das andere nicht sehen sollen.

5.3 Patientinnen und Patienten: Buchung

Was zum Buchen erforderlich ist: ein Konto und Ihre Buchungseinwilligung. Der Fragebogen und Ihre Notiz an die Klinik sind freiwillig. Wenn Sie den Fragebogen überspringen, stellt die Klinik ihre Fragen bei Ihrem Besuch.

Wenn Sie Ihre Buchungseinwilligung widerrufen, bewahren wir einen minimalen Datensatz der Buchung auf (Klinik, Datum, Status und Zahlung), um unsere Buchführungspflichten zu erfüllen und Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO), für die Fristen in Abschnitt 15.

5.4 Patientinnen und Patienten: Nachrichten, Bewertungen und Feedback

Freitext. Sie müssen nie medizinische Angaben machen in einer Nachricht vor der Buchung, einem Absagegrund, einer Hilfeanfrage, einem Umfragekommentar, einer Problemmeldung oder einer Kontaktnachricht. Tun Sie es dennoch, verwenden wir sie nur, um das zu bearbeiten, worüber Sie geschrieben haben, und löschen sie nach dem Zeitplan in Abschnitt 15. Ein Absagegrund wird an Ihre Klinik gesendet.

Veröffentlichte Bewertungen zeigen nur Ihren Vornamen und den ersten Buchstaben Ihres Nachnamens (zum Beispiel «Anna K.»). Ihr Konto, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Buchung werden nie mit der Bewertung veröffentlicht. Wie Bewertungen gesammelt und moderiert werden, regeln unsere Nutzungsbedingungen.

5.5 Rückruf- und Kontaktanfragen

Wenn Sie das Formular für eine Beratungsanfrage oder das Kontaktformular verwenden, speichern wir die Art der Anfrage, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, Ihre Nachricht sowie Ihre IP-Adresse und Ihren Browsertyp (um Spam und Missbrauch des Formulars zu verhindern).

Unser Team erhält eine E-Mail und eine interne Benachrichtigung, die nur die Art der Anfrage und einen Link dazu enthalten, nichts von dem, was Sie geschrieben haben. Nichts wird an eine Klinik weitergegeben, ausser Sie bitten uns darum.

Zweck: Ihnen antworten. Rechtsgrundlage: für die von Ihnen verlangte Antwort erforderlich oder unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen.

5.6 Ein Problem melden

Wenn Sie «Problem melden» verwenden, speichern wir Ihre Nachricht und was Sie erwartet hatten, die Seite, auf der Sie waren (ohne Identifikatoren), technische Angaben (Bildschirmgrösse, App-Version, kürzlich fehlgeschlagene Anfragen), einen freiwilligen Screenshot, Ihre Kontonummer und Rolle, wenn Sie angemeldet sind (oder die E-Mail-Adresse, die Sie uns angeben), Ihre IP-Adresse und Ihren Browsertyp sowie einen Link zur Sitzungsaufzeichnung Ihres Besuchs, wenn Sie Analysen erlaubt haben.

Zweck: Fehler finden und beheben. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Dienst.

5.7 Marketing

Wir senden keine Marketing-E-Mails. Das Newsletter-Feld unten auf der Website speichert die Adresse nicht, die Sie eingeben. Falls wir beginnen, Neuigkeiten zu versenden, bitten wir Sie zuerst um Ihre Einwilligung und beschreiben es hier.

6. Gesundheitsdaten und Ihre Einwilligungen

Wir bitten bei jedem Schritt, der Gesundheitsdaten betrifft, um eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung. Kein Kästchen ist vorab angekreuzt. Wir erfassen jede Einwilligung mit Datum, Version und Sprache.

6.1 Buchungseinwilligung (zum Buchen erforderlich)

Bevor Sie buchen, bestätigen Sie:

«Ich bin die Patientin bzw. der Patient. Ich bin einverstanden, dass smileeasy (Schweiz) diese Buchung einschliesslich der Behandlung erfasst, um sie zu organisieren und mich zu unterstützen, und dass smileeasy meine Buchungs- und Kontaktdaten sowie einen allfälligen Absagegrund, den ich angebe, an [Klinik] in [Land] weitergibt, damit die Klinik meine Konsultation vorbereiten kann.»

Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO; Art. 6 Abs. 7 DSG). Sie können nur für sich selbst buchen.

Widerruf Ihrer Buchungseinwilligung. Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie an contact@smileeasy.ch schreiben. Auch die Absage der Buchung auf Ihrer Buchungsseite beendet jede weitere Weitergabe an die Klinik. Von da an erfassen wir nichts Neues zur Buchung und geben der Klinik nichts weiter. Der Widerruf der Einwilligung sagt die Buchung nicht von selbst ab und kostet nichts; wird die Buchung abgesagt, gelten die Rückerstattungsregeln unserer Nutzungsbedingungen. Was die Klinik bereits erhalten hat, bleibt bei der Klinik als eigenständige Verantwortliche. Wir bewahren den in Abschnitt 5.3 beschriebenen minimalen Datensatz auf.

6.2 Einwilligung zum Fragebogen (freiwillig)

Die Klinik kann vor Ihrem Besuch nach Ihrer Krankengeschichte, Medikamenten, Allergien, einer Schwangerschaft und ähnlichen Themen fragen. Die Klinik ist Verantwortliche für diese Antworten; smileeasy erhebt und speichert sie für die Klinik. Nichts wird gespeichert, bevor Sie zustimmen. Bevor Sie beginnen, bestätigen Sie:

«Ich willige ausdrücklich ein, dass [Klinik] meine Antworten, die Gesundheitsdaten sind, bearbeitet, um meine Behandlung sicher zu planen. smileeasy erhebt und speichert sie im Auftrag der Klinik. Meine Einwilligung ist freiwillig, und ich kann sie jederzeit auf meiner Buchungsseite widerrufen.»

Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung, für die Klinik eingeholt (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO; Art. 6 Abs. 7 DSG). Die Klinik stützt sich zudem auf ihr Behandlungsverhältnis mit Ihnen (Art. 9 Abs. 2 lit. h und Abs. 3 DSGVO).

• Sie können Ihre Antworten auf der Buchungsseite berichtigen. Die Klinik wird informiert.
• Sie können Ihre Einwilligung jederzeit auf der Buchungsseite widerrufen. Ihre Antworten werden dann bei smileeasy gelöscht, und die Klinik wird informiert. Der Widerruf berührt nicht, was vorher geschehen ist. Für Kopien, welche die Klinik bereits in ihre eigene Patientendokumentation übernommen hat, sind die Klinik und ihre beruflichen Aufbewahrungspflichten massgebend.
• Die Klinik erhält Ihre Antworten erst, nachdem die Gebühr bezahlt ist, Sie eingewilligt haben und Sie den Fragebogen abgesendet haben.
• Ihre Antworten und Ihre Notiz an die Klinik werden ein zweites Mal verschlüsselt (Abschnitt 16) und automatisch gelöscht (Abschnitt 15).
• Notfallkontakt. Der Fragebogen fragt nach einem Notfallkontakt (Name und Telefonnummer). Bitte teilen Sie dieser Person mit, dass Sie ihre Angaben an die Klinik gegeben haben; diese Erklärung gilt auch für sie. Ihre Angaben werden mit Ihren Antworten gelöscht.

6.3 Einwilligung zur Veröffentlichung einer Bewertung (freiwillig)

Bevor eine Bewertung veröffentlicht wird, stimmen Sie der Veröffentlichung unter Ihrem Vornamen und dem ersten Buchstaben Ihres Nachnamens zu. Sie können uns jederzeit bitten, Ihre Bewertung offline zu nehmen (Abschnitt 17).

Wer bei smileeasy Ihre Daten sehen kann

• Unsere Administratorinnen und Administratoren sehen Ihre Kontaktdaten, Ihre Buchungen und deren Zahlungsstatus sowie jede Hilfeanfrage, die Sie senden, damit sie Sie unterstützen können. Sie müssen ihre Anmeldung mit einem zweiten Schritt (einer Authenticator-App) bestätigen, bevor sie dies können.
• Mit unseren Admin-Werkzeugen kann niemand Ihre Fragebogenantworten, Ihre Notiz an die Klinik, die Notizen der Klinik oder Ihre Chatnachrichten lesen.
• Ausnahmsweiser Zugriff darauf ist nur in einem Notfall möglich, zum Beispiel zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls oder zur Beantwortung eines rechtlichen Ersuchens. Jeder solche Zugriff erfordert eine namentlich genannte Person und eine schriftliche Begründung, wird in ein Zugriffsprotokoll geschrieben, bevor er erfolgt, und löst in unserem internen Benachrichtigungskanal einen Hinweis aus, der das Teammitglied und die Art der Daten nennt, nie den Inhalt.

Das Zugriffsprotokoll erfasst zudem jede automatische Löschung von Fragebogenantworten, Notizen und Chatnachrichten sowie jeden Datenexport, den Sie vornehmen. Es wird 2 Jahre aufbewahrt. Rechtsgrundlage: unsere Pflicht, die Bearbeitung nachvollziehbar und sicher zu gestalten (Art. 8 DSG und Art. 3 DSV; Art. 4 DSV, sobald unsere Bearbeitung von Gesundheitsdaten als umfangreich gilt); nach der DSGVO unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Systeme und am Nachweis, dass Gesundheitsdaten geschützt sind (Art. 6 Abs. 1 lit. f und Erwägungsgrund 49, Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO).

7. Cookies und Browserspeicher

Bei Ihrem ersten Besuch lässt Sie ein Hinweis zwischen «Analysen erlauben» und «Nur notwendige» wählen. Sie können Ihre Wahl jederzeit über den Link «Cookie-Hinweis» unten auf jeder Seite ändern.

Wir verwenden keine Werbe- oder Retargeting-Cookies. Wir setzen kein Cookie für Ihre Sprache: Die Sprache ergibt sich aus der Webadresse (zum Beispiel /de/). Die Zählung der Klinikseiten-Aufrufe (Abschnitt 9) verwendet weder Cookie noch Browserspeicher, ausser Sie widersprechen ihr.

7.1 Cookies

Wir beenden Anmeldesitzungen nicht automatisch nach einer festen Zeit: Eine Sitzung bleibt aktiv, solange sie genutzt wird, und endet, wenn Sie sich abmelden. Auf einem gemeinsam genutzten Gerät melden Sie sich bitte ab, wenn Sie fertig sind.

Wenn Sie bezahlen, setzt Stripe auf checkout.stripe.com eigene Cookies, in eigener Verantwortung (Abschnitt 10). Speicher, der nur bei der Registrierung von Kliniken verwendet wird, ist in Abschnitt 22.3 beschrieben.

7.2 Browserspeicher

Mit der Abmeldung werden alle gelöscht.

Rechtsgrundlage: Das Speichern von Informationen auf Ihrem Gerät, das für einen von Ihnen verlangten Dienst unbedingt erforderlich ist, braucht keine Einwilligung. Alles andere (PostHog) wird nur mit Ihrer Einwilligung geladen.

8. Analysen (PostHog)

Nur wenn Sie zustimmen (in Ihrem Browser)

Wenn Sie auf «Analysen erlauben» klicken, verwenden wir PostHog, um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, und um Fehler zu finden. Wählen Sie «Nur notwendige», wird PostHog nicht geladen, und Ihr Browser sendet ihm nichts. Es gibt keinen cookiefreien Ersatzmodus. Sendet Ihr Browser ein «Do Not Track»-Signal, sendet PostHog nichts aus Ihrem Browser.

Wie wir einschränken, was PostHog erhält:

• Hosting in der EU: die EU-Cloud von PostHog in Frankfurt (Deutschland). PostHog Inc. ist ein US-Unternehmen (Abschnitt 13).
• Unsere eigene Weiterleitung: Die Daten laufen zuerst über unseren Server. Wir kürzen Ihre IP-Adresse (IPv4 auf /24, IPv6 auf /48), sodass sie nicht mehr auf Sie verweist, wir leiten Ihre Cookies nicht weiter, und wir entfernen Identifikatoren, Tokens und Suchbegriffe aus Seitenadressen.
• Klickstatistiken enthalten nicht den Text, auf den Sie klicken.
• Buchungsauswahl auf Klinikseiten: Wir erfassen, welche Behandlung, welchen Umfang und welche Preisschätzung Sie in der Buchungskarte auswählen, zusammen mit der Klinik, und ob Sie zur Zahlung weitergegangen sind. Wir erfassen weder Ihren Namen noch etwas, das Sie eintippen.
• Wenn Sie angemeldet sind, erhält PostHog Ihre Kontonummer (eine zufällige Kennung, nicht Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse) sowie Ihre Rolle und Sprache, damit Ihre Besuche als eine Person gezählt werden. Die Seiten, die Sie ansehen, und die oben genannte Buchungsauswahl werden dann mit dieser Kontonummer verknüpft.
• Hilfe und Fehlersuche: Unsere Administratorinnen und Administratoren können die Analysedaten ansehen, die mit einem angemeldeten Konto verknüpft sind, um dieser Person zu helfen (zum Beispiel nach einer Frage oder einer Problemmeldung) und um Fehler zu finden. Sie sehen, was PostHog nach diesem Abschnitt erhalten hat: die angesehenen Seiten, die Klicks und die Buchungsauswahl, wann dies geschah, und Links zu allfälligen Aufzeichnungen dieser Besuche. Von den Seiten, die nie analysiert werden, sehen sie nichts, und jede solche Einsicht wird in unserem Admin-Auditprotokoll festgehalten.
• Nie analysierte oder aufgezeichnete Seiten, auch wenn Sie zugestimmt haben: Buchungsseiten und der Fragebogen, Feedback- und Bewertungsseiten, Ihr Dashboard, Ihre Reisen- und Kontoseiten, der Klinik-Editor und die Klinikstatistiken sowie der Admin-Bereich.
• Das Chatfenster wird, wo immer es sich öffnet, in Aufzeichnungen ausgeblendet und aus den Klickstatistiken herausgehalten.
• Sitzungsaufzeichnung: Bei etwa 1 von 10 Besuchen öffentlicher Seiten rekonstruiert PostHog, wie die Seite aussah und wo Sie die Maus bewegt, geklickt und gescrollt haben. Was Sie in Formularfelder eintippen, wird nie erfasst, und Bereiche, die persönliche Angaben zeigen, werden ausgeblendet. Besuche der Klinik-Registrierung werden jedes Mal aufgezeichnet (Abschnitt 22.1).
• Fehlerberichte aus Ihrem Browser gehen an PostHog Error Tracking, zuvor gefiltert, um E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Zahlungsreferenzen und Zugriffstokens zu entfernen.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Art. 5 Abs. 3 ePrivacy-Richtlinie für die Speicherung auf dem Gerät). Die Seiten, die Sie ansehen, und die Behandlung, die Sie auswählen, können ein Interesse an einer Behandlung zeigen. Soweit Analysedaten Gesundheitsinformationen offenbaren könnten, ist die Zustimmung zu den Analysen Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO; Art. 6 Abs. 7 DSG), und der Cookie-Hinweis sagt dies.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link «Cookie-Hinweis» widerrufen. Die Aufzeichnung stoppt dann, und die PostHog-Identität in Ihrem Browser wird zurückgesetzt.

Immer (von unserem Server)

Unser Server sendet einige Ereignisse an PostHog, unabhängig von Ihrer Wahl:

• Buchungszählungen: Buchung erstellt, bezahlt, fehlgeschlagen oder abgesagt; Feedback gegeben; Bewertung abgesendet. Diese haben keinen Bezug zu einer Person, einer Klinik oder einer Behandlung.
• Serverfehler: Tritt auf unserem Server ein Fehler auf, während Sie angemeldet sind, wird ein Bericht mit Ihrer Kontonummer gesendet. Er enthält den technischen Fehler und die Seitenadresse ohne Identifikatoren, nie das, was Sie eingetippt haben. Zweck: Fehler finden. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Dienst. Sie können widersprechen (Abschnitt 1).
• Entscheide über die Zulassung von Kliniken, nur für Klinikkonten (Abschnitt 22.1).

Aufbewahrung bei PostHog: PostHog löscht Ereignisse und Aufzeichnungen am Ende der Aufbewahrungsfrist unseres PostHog-Tarifs, zum Zeitpunkt der Abfassung etwa 1 Jahr für Ereignisse und bis zu 3 Monate für Aufzeichnungen.

9. Statistiken für Kliniken (Zählung der Klinikseiten)

Wenn Sie eine Klinikseite öffnen, erhöhen wir die Zahl der Seitenaufrufe dieser Klinik für den Tag um eins. Wir tun dies für alle Besuchenden, unabhängig von Ihrer Wahl im Cookie-Hinweis, ausser Sie widersprechen. Wir bewahren nichts auf, das Sie identifiziert.

Wir zählen zudem, wie oft die Karte einer Klinik angezeigt wurde (insgesamt und pro Liste) und welche Schaltflächen auf der Klinikseite verwendet wurden (Galerie, Karte, Bewertungen, Termine, Beginn einer Buchung, «Frage an die Klinik stellen», Speichern als Favorit). Aus unseren eigenen Datensätzen zählen wir pro Klinik zudem geöffnete Chats, Anfragen, begonnene Zahlungsvorgänge, bezahlte und abgesagte Buchungen, Favoriten und Bewertungen.

Was wir nicht tun:

• Wir speichern für die Zählung nichts auf Ihrem Gerät, und mit der Zählung wird kein Cookie gesendet.
• Wir bewahren Ihre IP-Adresse nicht auf. Unser Server verwendet sie einen Moment lang, um Anfragefluten zu blockieren (mehr als 240 in 10 Minuten), und vergisst sie dann.
• Wir speichern weder Ihren Browsertyp noch Ihr Land, Ihre Sprache, Ihr Konto oder die Seite, von der Sie kamen.
• Wir zählen keine eindeutigen Besuchenden und führen keinen Code für Sie, nicht einmal für einen Tag.
• Wir verwenden dafür nicht PostHog.

Wer nicht gezählt wird: Suchmaschinen-Robots, Seitenvorschauen, das smileeasy-Team, Administratorinnen und Administratoren, die Inhaberin oder der Inhaber einer Klinik auf der eigenen Seite, alle, die widersprochen haben, und Browser, die das Signal Global Privacy Control senden.

Was bleibt: Tagessummen pro Klinik, ohne Kennung, 25 Monate aufbewahrt. Kliniken sehen diese Summen.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, Kliniken grundlegende Statistiken über ihre Seite zu geben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach Schweizer Recht ist dies eine Bearbeitung zu nicht personenbezogenen Zwecken (Art. 31 Abs. 2 Bst. e DSG).

Wie Sie ablehnen

Nutzen Sie den Link «Meine Besuche nicht zählen» hier oder unten auf jeder Seite. Nur dann speichern wir ein kleines Cookie (se-count-optout), das Ihre Wahl in Ihrem Browser festhält; es enthält keine Kennung. Solange es gesetzt ist, werden Ihre Besuche nicht gezählt. Mit demselben Link («Meine Besuche wieder zählen») machen Sie dies rückgängig. Ein Global-Privacy-Control-Signal Ihres Browsers gilt als dieselbe Ablehnung.

10. Zahlungen (Stripe)

Sie bezahlen die Reservierungsgebühr auf einer von Stripe betriebenen Zahlungsseite (checkout.stripe.com). Wir erhalten Ihre Kartendaten nie.

Während der Testphase wird keine echte Zahlung eingezogen: Die Zahlungsseite ist die Testumgebung von Stripe, die dennoch Ihre E-Mail-Adresse und unsere Buchungsreferenz erhält.

Was wir an Stripe senden: den Betrag in CHF, die Produktbezeichnung «smileeasy reservation fee» (Klinik und Behandlung werden nicht genannt), Ihre E-Mail-Adresse sowie unsere Buchungs- und Zahlungsreferenznummern.

Was wir aufbewahren: den Betrag, den Zahlungsstatus und die Referenznummern von Stripe, für Rückerstattungen, Rückbuchungen und die Buchhaltung.

Die Rollen von Stripe. Stripe wickelt die Zahlung für uns ab. Stripe erhebt zudem Ihre Kartendaten, Ihre IP-Adresse und Gerätedaten direkt auf seiner Seite; für diese Daten ist Stripe eigenständiger Verantwortlicher, zur Betrugsverhinderung, für seine eigenen gesetzlichen Pflichten (etwa Prüfungen zur Bekämpfung der Geldwäscherei) und zur Verbesserung seines Dienstes. Es gilt seine Datenschutzerklärung: https://stripe.com/privacy. Unser Vertragspartner bei Stripe ist Stripe Payments Europe, Limited (Irland).

Rechtsgrundlage: für den Dienst erforderlich sowie eine Schweizer gesetzliche Pflicht für die Buchhaltungsunterlagen (Art. 958f Obligationenrecht, OR).

11. E-Mails, Chat, Benachrichtigungen und interne Hinweise

E-Mails werden über ZeptoMail (Zoho) aus dessen EU-Rechenzentrum versendet. Dazu gehören Bestätigungen, Änderungen und Absagen von Buchungen; Verschiebungsvorschläge; Erinnerungen, wenn eine Buchung Ihre Aufmerksamkeit braucht; Anmelde- und Bestätigungs-E-Mails; die Bestätigung der Kontolöschung; Chat-Benachrichtigungen; sowie Einladungen zu Feedback und Bewertungen.

• Buchungsbestätigungen enthalten die Klinik, ihre Adresse, den Zeitpunkt und die Gebühr.
• Einige E-Mails nennen die gebuchte Behandlung: Absage-E-Mails (einschliesslich derjenigen, die versendet wird, wenn eine unbezahlte Buchung verfällt) sowie Einladungen zu Feedback und Bewertungen.
• Chat-Benachrichtigungen enthalten nie den Text der Nachricht.
• Ein Absage- oder Ablehnungsgrund, den Sie angeben, wird Ihrer Klinik per E-Mail gesendet.
• Hilfeanfragen, die Sie zu einer Buchung senden, gehen per E-Mail an unsere Administratorinnen und Administratoren, mit Ihrem Namen, der Klinik, Datum und Uhrzeit des Termins und Ihrer Nachricht. Sie bleiben zudem im Änderungsverlauf der Buchung (Abschnitt 15).
• Einladungen zu Feedback und Bewertungen sind freiwillig. Mit dem Link in jeder solchen E-Mail können Sie sie abschalten, ohne sich anzumelden.
• Buchungs- und Zahlungs-E-Mails können nicht abgeschaltet werden. Sie sind Teil des Dienstes.
• E-Mail-Protokoll: Für jede E-Mail, die unser eigenes System Ihnen sendet, halten wir fest, um welche E-Mail es sich handelt, wann sie versendet wurde und ob der Versand gelang, nie aber ihren Inhalt, ihren Betreff oder Ihre Adresse. Unser Team nutzt es, um Fragen zu einer E-Mail zu beantworten und eine nicht angekommene E-Mail erneut zu senden. E-Mails, die Ihre Registrierung bestätigen oder Ihr Passwort zurücksetzen, versendet unser Anmeldesystem; sie stehen stattdessen im Sicherheitsprotokoll der Anmeldungen (Abschnitt 15). Zweck: E-Mails, die ankommen. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Dienst. Sie können widersprechen (Abschnitt 1).

E-Mails, die Sie uns an contact@smileeasy.ch senden, werden in Google Workspace empfangen und gespeichert.

Chat. Nachrichten zwischen Ihnen und einer Klinik werden in unserer Datenbank gespeichert (Supabase, Zürich). Sie werden als normaler Text gespeichert, ohne die zweite Verschlüsselungsschicht, die Fragebogenantworten und Notizen haben; für alles, was Ihre Gesundheit betrifft, verwenden Sie deshalb bitte den Fragebogen. Auf der Website können nur Sie und die Klinik das Gespräch lesen (Abschnitt 6, «Wer bei smileeasy Ihre Daten sehen kann»). Über den Chat können keine Dateien gesendet werden.

Benachrichtigungen in der App enthalten kurze allgemeine Texte (zum Beispiel «Buchung bestätigt») und einen Link.

Interne Hinweise (Slack). Unser Team erhält kurze Hinweise in Slack, zum Beispiel «neue Buchung» oder «neue Kontaktanfrage», mit der Art des Ereignisses und einem Link zu unserem Admin-Bereich. Sie können interne Referenznummern, den Geschäftsnamen einer Klinik und bei Hinweisen zu Notfallzugriffen den Namen des Teammitglieds enthalten. Sie enthalten nie den Namen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer einer Patientin oder eines Patienten oder etwas, das eine Patientin oder ein Patient geschrieben hat: Unser Benachrichtigungssystem hat kein Feld dafür.

12. Karten und ausgehende Links

Karten auf smileeasy verwenden Kartenbilder von Mapbox (Mapbox, Inc., USA).

Wo Ihr Browser Kartenbilder direkt von Mapbox lädt: auf der Entdecken-Seite, auf den Destinationsseiten, auf einer Klinikseite, nachdem Sie geklickt haben, um deren interaktive Karte zu öffnen, und auf der Pin-Karte des Klinik-Editors. Mapbox erhält dann Ihre IP-Adresse, Ihren Browsertyp und den Namen unserer Website, nicht aber die Seite, auf der Sie sich befinden. Aus den angeforderten Bildern kann Mapbox erkennen, welchen Bereich der Karte Sie ansehen. Mapbox speichert für diese Karten nichts auf Ihrem Gerät.

Wo Ihr Browser Mapbox nicht kontaktiert: Das kleine Kartenbild auf einer Klinikseite wird von unserem Server abgerufen, sodass Mapbox nur die Position der Klinik erhält. Unser Server wandelt zudem Klinikadressen in Kartenpositionen um. Buchungsseiten laden nichts von Mapbox.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, zu zeigen, wo sich Kliniken befinden. Garantie für die Übermittlung: siehe Abschnitt 14.

Ausgehende Links. Einige Links öffnen Google Maps (Route zu einer Klinik) oder Reise-Websites. Diese Dienste wenden ihre eigenen Datenschutzerklärungen an. Ihnen wird nichts gesendet, bevor Sie klicken.

13. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir verkaufen keine Personendaten. Wir geben sie nur an die unten genannten Empfänger weiter.

Kliniken erhalten Ihre Daten wie in Abschnitt 3.1 beschrieben, jede in ihrem eigenen Land.

Unsere Auftragsbearbeiter bearbeiten Daten für uns unter Bedingungen zur Auftragsbearbeitung. Sie setzen eigene Unterauftragsbearbeiter ein (zum Beispiel Amazon Web Services und Cloudflare für Supabase), unter gleichwertigen Bedingungen. Auf Anfrage senden wir Ihnen die Liste.

Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur)

• Wofür: Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher, Live-Aktualisierungen
• Was es erhält: alle in dieser Erklärung beschriebenen Daten
• Wo: Schweiz (AWS Zürich); Support-Zugriff von ausserhalb der Schweiz möglich
• Garantie: Standardvertragsklauseln mit dem Schweizer Zusatz

Netlify (Netlify, Inc., USA)

• Wofür: Hosting der Website, Serverfunktionen, Anfrageprotokolle
• Was es erhält: Alle Anfragen an die Website laufen über Netlify; Protokolle wie in Abschnitt 5.1. Der Schlüssel, mit dem Fragebogenantworten und Notizen verschlüsselt werden, ist bei Netlify gespeichert, getrennt von der Datenbank (Abschnitt 16).
• Wo: Serverfunktionen in der EU (Frankfurt) oder in den USA, je nach der Region von Netlify für unsere Website; Auslieferung der Inhalte von Servern weltweit
• Garantie: Data Privacy Framework für Netlify, Inc.; Standardvertragsklauseln von Netlify für Server in anderen Ländern

Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irland)

• Wofür: Zahlung der Reservierungsgebühr. Stripe ist zudem eigenständiger Verantwortlicher (Abschnitt 10).
• Was es erhält: Ihre E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten
• Wo: EU sowie Länder, in denen die Stripe-Gruppe tätig ist; siehe die Datenschutzerklärung von Stripe
• Garantie: Angemessenheitsentscheid für die EU; eigene Übermittlungsgarantien von Stripe für Weiterübermittlungen

PostHog (PostHog Inc., USA)

• Wofür: Analysen, Sitzungsaufzeichnung, Fehlerverfolgung (Abschnitt 8)
• Was es erhält: nur, was Abschnitt 8 beschreibt
• Wo: EU (Frankfurt, Deutschland)
• Garantie: Data Privacy Framework, soweit zertifiziert, und Standardvertragsklauseln

ZeptoMail / Zoho (Zoho Corporation)

• Wofür: Versand von E-Mails
• Was es erhält: Inhalte der E-Mails (Abschnitt 11)
• Wo: EU-Rechenzentrum; Support-Zugriff aus Indien und den USA möglich
• Garantie: Standardvertragsklauseln

Google Workspace (Google)

• Wofür: die Postfächer unseres Teams
• Was es erhält: Ihre E-Mails an uns und Hilfeanfragen
• Wo: EU und USA
• Garantie: Data Privacy Framework

Mapbox (Mapbox, Inc., USA)

• Wofür: Kartenbilder und Umwandlung von Klinikadressen (Abschnitt 12)
• Was es erhält: Ihre IP-Adresse (nur bei Kartenbildern) und Positionen von Kliniken
• Wo: USA
• Garantie: Data Privacy Framework

Slack (Slack Technologies, USA)

• Wofür: interne Hinweise (Abschnitt 11)
• Was es erhält: Referenznummern, Geschäftsnamen von Kliniken und Namen von Teammitgliedern; keine Namen, Kontaktdaten oder Inhalte von Patientinnen und Patienten
• Wo: USA
• Garantie: Data Privacy Framework

Anthropic (Vertragspartner Anthropic Ireland, Limited)

• Wofür: KI-Auslesen von Klinik-Websites, nur wenn eine Klinik dies verlangt (Abschnitt 24)
• Was es erhält: Inhalte von Klinik-Websites; nie Patientendaten
• Wo: USA
• Garantie: Standardvertragsklauseln mit dem Schweizer Zusatz

GitHub (GitHub, Inc., USA)

• Wofür: Hosting des Quellcodes
• Was es erhält: keine Personendaten von Nutzerinnen und Nutzern
• Wo: USA

Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) betreibt nur den Namensdienst (DNS) für unsere Domain. Der Datenverkehr der Website läuft nicht über Cloudflare.

Softwareentwicklerinnen und -entwickler in Ungarn entwickeln und warten smileeasy. Sie können Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten nur über das protokollierte Notfallverfahren erreichen (Abschnitt 6). Ungarn ist ein Land mit angemessenem Datenschutz; sie sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Weitere Empfänger. Wir geben Daten an Behörden und Gerichte bekannt, wo das Gesetz es verlangt; an zur Vertraulichkeit verpflichtete Fachberaterinnen und Fachberater (Anwältinnen und Anwälte, Buchhalterinnen und Buchhalter, Revisionsstellen); und an das Unternehmen, das zum Betrieb von smileeasy gegründet wird (Abschnitt 2.1), oder an eine spätere Rechtsnachfolgerin, die an diese Erklärung gebunden bleibt. Wir informieren Sie, wenn dies geschieht.

14. Übermittlungen ins Ausland

Unsere Hauptdatenbank befindet sich in der Schweiz. Abschnitt 13 nennt für jeden Empfänger dessen Land und dessen Garantie.

1. Kliniken und Anbieter in der EU oder im EWR. Die Schweiz anerkennt für die Staaten der EU und des EWR einen angemessenen Schutz (Anhang 1 DSV), und die EU anerkennt die Schweiz.
2. USA. Die USA gelten nur für Unternehmen als angemessen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind (für die DSGVO: dem EU-U.S. Data Privacy Framework). Für nicht zertifizierte Empfänger stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln mit den vom Schweizer Recht verlangten Anpassungen.
3. Singapur (die Vertragsgesellschaft von Supabase) und Indien (Support von Zoho) haben keinen Angemessenheitsentscheid. Wir stützen uns auf Standardvertragsklauseln mit den Schweizer Anpassungen.
4. Server zur Auslieferung von Inhalten. Netlify liefert die Website von Servern in Ihrer Nähe aus, weltweit, auch in Ländern ohne angemessenen Schutz. Für diese gelten die Standardvertragsklauseln von Netlify. Sie können bei uns die aktuelle Liste der Länder anfordern.

«Standardvertragsklauseln» sind von der EU genehmigte und für die Schweiz angepasste Vertragsbestimmungen, die den Empfänger verpflichten, Ihre Daten so zu schützen, wie sie hier geschützt wären. Sie können bei uns eine Kopie der anwendbaren Garantien anfordern.

15. Wie lange wir Daten aufbewahren

Ein täglicher automatischer Vorgang löscht oder anonymisiert Daten, wenn die unten genannten Fristen enden. Für Daten, die wir für eine Klinik speichern (Fragebogenantworten, Ihre Notiz an die Klinik, Chat nach der Zahlung, die Notizen der Klinik), sind diese Fristen Teil unserer Bedingungen zur Auftragsbearbeitung mit jeder Klinik. Wir schalten den Vorgang schrittweise ein: Seine ersten Durchläufe zählen nur, was fällig ist, und wo eine Frist bei Beginn der Löschung bereits abgelaufen ist, werden die Daten beim ersten löschenden Durchlauf gelöscht.

Ihr Konto und Ihre Buchungen

Nachrichten, Bewertungen und Feedback

Formulare, die Sie uns senden

Kliniken sowie Autorinnen und Autoren (Einzelheiten in Teil B)

Technische und sicherheitsbezogene Aufzeichnungen

Wir können Daten länger aufbewahren, wenn das Gesetz es verlangt, wenn wir sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder wenn Sie uns aus diesem Grund bitten, sie aufzubewahren (Einschränkung, Abschnitt 17). Wir bewahren dann nur auf, was nötig ist, und nur so lange wie nötig.

16. Wie wir Ihre Daten schützen

• Verschlüsselung von Gesundheitsdaten. Fragebogenantworten, Ihre Notiz an die Klinik und die Notizen der Klinik werden vor dem Speichern verschlüsselt (AES-256-GCM). Der Schlüssel wird bei Netlify aufbewahrt, getrennt von der Datenbank bei Supabase, sodass eine Kopie der Datenbank allein diese Daten nicht offenlegt. Chatnachrichten erhalten diese zusätzliche Verschlüsselung nicht.
• Verschlüsselte Verbindungen. Der gesamte Datenverkehr zur Website ist verschlüsselt (HTTPS).
• Zugriffskontrolle. Die Datenbank selbst setzt durch, wer was lesen darf. Sie sehen Ihre Daten. Eine Klinik sieht nur ihre eigenen Buchungen, und erst ab der Stufe in Abschnitt 3.1.
• Anmeldung in zwei Schritten für Administratorinnen und Administratoren und kein routinemässiger Zugang zu Fragebogen, Notizen oder Chats (Abschnitt 6).
• Protokolle. Wir protokollieren jeden ausnahmsweisen Zugriff unseres Teams auf Fragebogenantworten, Notizen und Chatnachrichten, jede automatische Löschung dieser Daten, jeden Datenexport, jede Rollenänderung und jede Kontolöschung.
• Datenminimierung. Protokolle, Fehlerberichte und Analysen werden gefiltert, um Personendaten zu entfernen; interne Hinweise haben kein Feld für Patientendaten; Feedback-Links und Registrierungscodes werden nur als Hash gespeichert; die Zählung der Klinikseiten bewahrt keine Kennung von Besuchenden auf.
• Missbrauchsschutz. Ratenbegrenzungen für Formulare, Anmeldung und Datenexport.

Kein System ist vollkommen sicher. Führt eine Verletzung der Datensicherheit voraussichtlich zu einem hohen Risiko für Sie, informieren wir Sie. Wir melden dem EDÖB und den zuständigen Behörden in der EU, wo das Gesetz es verlangt.

17. Ihre Rechte und wie Sie sie ausüben

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft: erfahren, was wir über Sie gespeichert haben, woher es stammt, wer es erhalten hat und wie lange wir es aufbewahren.
• Berichtigung: unrichtige Daten korrigieren lassen.
• Löschung: Daten löschen lassen.
• Einschränkung der Bearbeitung: verlangen, dass wir Daten aufbewahren, aber nicht mehr verwenden, zum Beispiel während ein Streitfall beigelegt wird oder weil Sie sie für einen Rechtsanspruch benötigen.
• Datenübertragbarkeit: die Daten, die Sie uns gegeben haben, in einer maschinenlesbaren Datei erhalten.
• Widerspruch: Verwendungen widersprechen, die sich auf unsere berechtigten Interessen stützen (Kasten in Abschnitt 1).
• Widerruf der Einwilligung: jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft.

Das Schweizer Recht gewährt Ihnen gleichwertige Rechte (Art. 25–32 DSG).

Im Produkt

Was die Kontolöschung bewirkt

Vor der Löschung: Solange Sie einen bevorstehenden bezahlten Termin haben, können wir Ihr Konto noch nicht löschen; die Kontoseite zeigt Ihnen, um welchen Termin es sich handelt. Die Löschung wird möglich, sobald der Termin abgesagt wurde oder stattgefunden hat. Wenn Sie nicht hingehen möchten, sagen Sie ihn zuerst ab (es gelten die Rückerstattungsregeln unserer Nutzungsbedingungen) oder kontaktieren Sie uns. So bleibt eine Klinik nie mit einem Termin für eine Patientin oder einen Patienten zurück, die bzw. den sie nicht erreichen kann. Unbezahlte Reservierungen verhindern eine Löschung nicht.

Gelöscht werden: Ihr Profil und Ihr Anmeldekonto, einschliesslich Ihres Profilbilds; Ihre Fragebogenantworten und Notizen an Kliniken; die bei smileeasy gespeicherten Notizen der Klinik zu Ihren Buchungen; Ihre Feedback-Antworten; Ihre Chatnachrichten und Ihre Bewertungen; Gründe und andere Angaben, die Sie im Änderungsverlauf Ihrer Buchungen gemacht haben; Ihre Favoriten, Ihr Verlauf, Ihre Benachrichtigungen und E-Mail-Einstellungen; Aufzeichnungen über Chat-E-Mail-Benachrichtigungen; das Protokoll der Ihnen gesendeten E-Mails; Kontakt- und «Zuerst mit uns sprechen»-Anfragen, die von Ihrer E-Mail-Adresse gesendet wurden; Aufzeichnungen über den Fortschritt einer Klinik-Registrierung.

Ohne Ihren Namen aufbewahrt werden: Buchungs- und Zahlungsdatensätze, für die Fristen in Abschnitt 15; Aufzeichnungen über Einwilligungen, bis 3 Jahre nach der jeweiligen Einwilligung; Problemmeldungen, bis sie nach 12 Monaten gelöscht werden; die Aufzeichnung Ihrer Löschung (Kontonummer und Datum) während 1 Jahr; Einträge im Zugriffsprotokoll, die sich auf Ihre Kontonummer beziehen, während 2 Jahren.

Ausserdem: Wir bitten PostHog, das mit Ihrer Kontonummer verknüpfte Analyseprofil zu löschen, und senden Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn Sie eine Klinik führen, wird die Klinik von Ihrem Konto gelöst, nicht gelöscht, und Ihre Nachrichten an Patientinnen und Patienten bleiben ohne Ihren Namen bestehen. Wenn Sie Artikel geschrieben haben, siehe Abschnitt 23.

Was nicht gelöscht wird: Aufzeichnungen, die eine Klinik in ihren eigenen Systemen über Sie führt. Wir benachrichtigen Kliniken nicht automatisch. Bevor Sie Ihr Konto löschen, zeigt Ihre Buchungsseite, welche Kliniken Ihre Angaben erhalten haben; wenden Sie sich direkt an sie, wenn Sie die Löschung ihrer Kopien wünschen.

Per E-Mail oder Post

Schreiben Sie an contact@smileeasy.ch oder an unsere Postadresse (Abschnitt 2.1), auch wenn Sie kein Konto haben. Wir können einige Fragen stellen, um sicherzugehen, dass das Anliegen von Ihnen stammt. Wir verlangen nur, was verhältnismässig ist, und fragen nicht nach einer Kopie Ihres Ausweises, ausser es gibt keinen anderen Weg.

Wir antworten innerhalb von 30 Tagen, kostenlos. Wo die DSGVO gilt, können wir diese Frist bei einem komplexen Anliegen um bis zu zwei Monate verlängern und teilen Ihnen dies innerhalb des ersten Monats mit. Nach Schweizer Recht können wir die Frist verlängern, wenn wir Ihnen den Grund mitteilen, und eine Kostenbeteiligung von bis zu CHF 300 ist nur bei unverhältnismässigem Aufwand möglich und wird im Voraus angekündigt (Art. 25 Abs. 6 DSG; Art. 19 DSV). Wir können ein Anliegen ablehnen oder einschränken, wo das Gesetz es zulässt, zum Beispiel wenn wir Buchhaltungsunterlagen aufbewahren müssen, und erklären Ihnen den Grund.

Daten, die wir für eine Klinik bearbeiten (Fragebogen, Ihre Notiz an die Klinik, Chat nach der Buchung, Notizen der Klinik): Die Klinik ist verantwortlich (Abschnitt 3). Senden Sie Ihr Anliegen an die Klinik, oder an uns, und wir leiten es weiter und helfen der Klinik bei der Antwort.

18. Beschwerden

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutzbehörde beschweren. Wir würden es schätzen, Ihr Anliegen zuerst selbst lösen zu dürfen.

• Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch
• EU: die Datenschutzaufsichtsbehörde des EU-Staates, in dem Sie wohnen oder arbeiten oder in dem der mutmassliche Verstoss stattgefunden hat. Die Liste finden Sie unter https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.

19. Kinder

smileeasy richtet sich nur an Erwachsene. Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein, um ein Konto zu erstellen, und bestätigen dies bei der Registrierung. Sie können nur für sich selbst buchen. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns Personendaten gegeben hat, kontaktieren Sie uns bitte, und wir löschen sie.

20. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen über Sie keine ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhenden Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen haben (Art. 22 DSGVO; Art. 21 DSG). Das Sortieren und Filtern von Kliniken und Preisschätzungen sind keine solchen Entscheidungen. Wir verwenden kein Profiling für Werbung. Stripe kann eine Zahlung zur Betrugsverhinderung automatisch ablehnen, in eigener Verantwortung; kontaktieren Sie uns, wenn dies geschieht.

21. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unsere Bearbeitung ändert. Version und Datum stehen oben. Frühere Versionen bleiben auf derselben Seite verfügbar.

Was sich in dieser Version geändert hat: erste veröffentlichte Version.

Betrifft eine Änderung etwas, dem Sie zugestimmt haben, informieren wir Sie per E-Mail oder bei Ihrer nächsten Anmeldung und bitten erneut um Ihre Einwilligung, wo das Gesetz es verlangt. Wir halten fest, welche Version Sie als gelesen bestätigt haben.

Teil B: Kliniken, Klinikpersonal sowie Autorinnen und Autoren von Artikeln

Die Abschnitte 2, 13–18 und 21 gelten auch für Sie.

22. Klinikkonten, Klinikpersonal und interessierte Kliniken

22.1 Was wir bearbeiten

Was erforderlich ist: ein Name, eine E-Mail-Adresse und die Annahme der Bedingungen; für die Veröffentlichung die im Formular als erforderlich markierten Geschäftsangaben. Teamprofile sind freiwillig.

Sitzungsaufzeichnung in der Klinik-Registrierung. Wenn Sie Analysen erlaubt haben, zeichnet PostHog jeden Besuch der Seiten der Klinik-Registrierung auf, nicht nur eine Stichprobe. Was Sie in Formularfelder eintippen, wird nie erfasst.

Eine Kopie jeder Anfrage «Zuerst mit uns sprechen» wird per E-Mail an das Postfach unseres Teams (Google Workspace) gesendet.

22.2 Klinikpersonal, das in Profilen oder auf der Website der Klinik genannt ist

Wenn Sie in einer Klinik arbeiten, hat Ihre Klinik Ihr Teamprofil eingegeben (Quelle: Ihre Klinik), und Fotos der Klinik können Sie zeigen. Nutzt Ihre Klinik das KI-Auslesen in Abschnitt 24, bearbeiten wir zudem Ihren Namen, Titel und Ihr Foto, wie sie auf der öffentlichen Website der Klinik erscheinen (Quelle: diese Website).

Unsere Bedingungen für Kliniken verpflichten die Klinik, Ihnen diese Informationen zu geben, bevor sie Ihr Profil hinzufügt, und Ihre Zustimmung zur Verwendung Ihres Fotos einzuholen.

Sie können der Veröffentlichung Ihres Profils jederzeit widersprechen oder seine Entfernung verlangen, indem Sie an contact@smileeasy.ch schreiben. Dieser Abschnitt enthält die Informationen, die wir Ihnen schulden (Art. 14 DSGVO; Art. 19 DSG).

22.3 Browserspeicher in der Klinik-Registrierung

23. Autorinnen und Autoren von Artikeln

Zahnärztinnen und Zahnärzte aufgeführter Kliniken sowie unser Redaktionsteam können Artikel für das smileeasy Magazin schreiben.

Ihre Autorenzeile (Name, Qualifikationen und Klinik) wird mit Ihrem Artikel veröffentlicht. Wenn Sie Ihr Konto löschen, bleiben Ihre veröffentlichten Artikel unter der Autorenzeile «Former contributor» (ehemalige Autorin oder ehemaliger Autor) veröffentlicht und können nicht mehr bearbeitet werden; Ihre unveröffentlichten Entwürfe und die nur von ihnen verwendeten Bilder werden gelöscht. Sie können uns bitten, Ihre Artikel offline zu nehmen, bevor Sie Ihr Konto löschen.

Unsere Administratorinnen und Administratoren können Werkzeuge (zum Beispiel einen KI-Assistenten) mit ihrer eigenen Berechtigung mit der Content-Plattform verbinden. Diese Werkzeuge arbeiten nur mit Artikeln und Autorenprofilen, nie mit Patientendaten.

24. KI-Auslesen von Klinik-Websites

Wenn eine Klinik ihr Profil erstellt, kann sie «Mit KI ausfüllen» wählen. Dies geschieht nur, wenn Sie darauf klicken, und der Bildschirm nennt «Anthropic, USA», bevor Sie beginnen.

• Unser Server liest die öffentliche Website der Klinik oder einen von Ihnen eingefügten Text (bis zu 30'000 Zeichen).
• Er sendet diesen Text und die Bilder an Anthropic (Claude API, USA), das Werte für das Profilformular vorschlägt; diese können Namen, Fotos und Kontaktdaten von Mitarbeitenden enthalten, die auf der Website gezeigt werden.
• Sie prüfen jeden Vorschlag, bevor etwas gespeichert wird.
• Es betrifft nie Patientendaten.
• Wir bewahren Ihre IP-Adresse nur in gehashter Form auf, nicht die Adresse selbst.

Wie lange: Nicht verwendete Bilder werden entfernt, wenn der Vorgang endet; nach 7 Tagen werden die gespeicherten Auslesungen geleert und Personen aus den Vorschlägen entfernt; der eingefügte Text und die Vorschläge werden nach 30 Tagen gelöscht; der Datensatz des Vorgangs wird nach 90 Tagen gelöscht. Anthropic gibt an, über seine API gesendete Daten standardmässig innerhalb von 30 Tagen zu löschen.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem schnelleren und genaueren Klinikprofil, unter Verwendung von Geschäftsinformationen, welche die Klinik selbst veröffentlicht hat. Garantie für die Übermittlung: Standardvertragsklauseln mit dem Schweizer Zusatz.