Politique de confidentialité de smileeasy

Version : 2026-10-04 · En vigueur dès le : 2026-10-04

Phase de test. smileeasy est en phase de test. Aucun argent réel n’est encaissé : la page de paiement est l’environnement de test de Stripe, et aucune carte n’est débitée. Les cliniques présentées pendant la phase de test sont des cliniques d’exemple que nous avons créées pour montrer comment smileeasy fonctionne. Une réservation auprès d’une clinique d’exemple ne parvient qu’à notre propre équipe, qui gère les comptes des cliniques d’exemple, et aucun rendez-vous n’a lieu. Nous retirerons les cliniques d’exemple, ainsi que cet avis, avant le début des réservations réelles.

La présente politique est publiée en anglais, en allemand, en français, en italien, en grec et en polonais, et toutes les versions linguistiques portent le même numéro de version. Le texte anglais est l’original. Si une traduction n’est pas claire ou s’en écarte, le texte anglais fait foi.

La présente politique explique quelles données personnelles smileeasy traite lorsque vous utilisez smileeasy.ch : pourquoi, qui les reçoit, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle concerne les patients, les visiteurs du site web, ainsi que les cliniques et leur personnel. Elle se conforme à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et à son ordonnance (OPDo). Elle se conforme également au règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD), car nous proposons notre service à des personnes dans l’UE. Les références juridiques sont indiquées entre parenthèses pour celles et ceux qui en ont besoin.

Certaines des données que nous traitons sont des données concernant la santé. Si vous réservez un traitement auprès d’une clinique dentaire, la réservation seule peut révéler quelque chose sur votre santé. C’est pourquoi :

• nous vous demandons votre consentement explicite avant d’enregistrer votre réservation et de la transmettre à une clinique, puis à nouveau avant que vous remplissiez le questionnaire médical ;
• vos réponses au questionnaire et les notes sur votre réservation sont chiffrées une seconde fois avant d’être enregistrées ;
• notre équipe ne peut pas ouvrir les réponses au questionnaire, les notes ou les messages de chat dans ses outils courants (section 6, « Qui chez smileeasy peut voir vos données »).

Quelles sections vous concernent

1. Résumé

• smileeasy est une place de marché suisse. Elle met en relation des patients avec des cliniques dentaires en Hongrie, en Pologne, en Espagne, en Italie, en Grèce, au Portugal, en Allemagne et en France. Les cliniques en France sont présentées mais ne peuvent pas être réservées.
• Où vos données sont conservées : notre base de données se trouve en Suisse (Zurich). Certains prestataires sont situés dans l’UE et aux États-Unis (section 13).
• Si vous écrivez à une clinique depuis sa page, la clinique voit votre nom, votre photo de profil (si vous en avez une) et vos messages dès que vous les envoyez.
• Lorsque vous réservez, nous vous demandons votre consentement explicite pour enregistrer la réservation et la transmettre à la clinique. Vos coordonnées et votre questionnaire ne parviennent à la clinique qu’après le paiement des frais de réservation. Nous recueillons le questionnaire médical pour cette clinique et le conservons pour son compte.
• Les réponses au questionnaire, votre note à la clinique et les notes de la clinique sont chiffrées une seconde fois. Les messages de chat ne le sont pas (section 11).
• Nous ne vendons pas vos données et nous n’utilisons aucun cookie publicitaire.
• Les statistiques dans votre navigateur (PostHog, hébergé dans l’UE, une entreprise américaine) ne fonctionnent qu’après que vous avez cliqué sur « Accepter les statistiques ». Elles ne fonctionnent jamais sur les pages de réservation, de questionnaire, de compte ou de tableau de bord. Sur la page d’une clinique, elles enregistrent le traitement et l’estimation de prix que vous sélectionnez et, si vous êtes connecté, elles les relient à votre numéro de compte (section 8).
• Quel que soit votre choix, notre serveur envoie à PostHog des décomptes anonymes de réservations sans lien avec vous, ainsi que des rapports d’erreurs techniques qui contiennent votre numéro de compte si vous êtes connecté (section 8).
• Nous comptons les vues des pages des cliniques pour chaque visiteur, sans cookie et sans conserver quoi que ce soit qui permette de vous identifier. Les cliniques ne voient que des totaux journaliers. Vous pouvez vous y opposer (section 9).
• Vous pouvez télécharger vos données et supprimer votre compte vous-même, sur la page de votre compte.
• Pour toute question ou demande, écrivez à contact@smileeasy.ch.

Petit glossaire

• Responsable du traitement : la partie qui décide pourquoi et comment des données personnelles sont utilisées.
• Sous-traitant : une partie qui traite des données uniquement sur instruction d’un responsable du traitement.
• Données concernant la santé : des informations sur la santé physique ou psychique d’une personne. Une réservation dentaire liée à votre nom constitue une donnée concernant la santé.
• Base juridique : la raison pour laquelle la loi autorise une utilisation de données. Les tableaux ci-dessous utilisent ces libellés :
  • Nécessaire au service que vous avez demandé (art. 6, par. 1, point b), RGPD).
  • Obligation légale suisse. Le RGPD ne considère pas une obligation suisse comme une « obligation légale » ; au sens du RGPD, ce traitement repose donc sur notre intérêt légitime à respecter les obligations suisses auxquelles nous sommes soumis (art. 6, par. 1, point f), RGPD).
  • Notre intérêt légitime. Vous pouvez vous y opposer (encadré ci-dessous) (art. 6, par. 1, point f), RGPD).
  • Votre consentement (art. 6, par. 1, point a), RGPD).
  • Votre consentement explicite, pour les données concernant la santé (art. 9, par. 2, point a), RGPD ; art. 6, al. 7, LPD).

Votre droit d’opposition

Lorsque nous nous fondons sur nos intérêts légitimes, vous pouvez vous opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière. Nous cessons alors le traitement, à moins que nous n’ayons des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts, ou que nous n’ayons besoin des données pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Traitement	Comment vous y opposer
Comptage des pages des cliniques (section 9)	Utilisez le lien « Ne pas compter mes visites » au bas de chaque page.
Images cartographiques (section 12)	Les cartes des pages de découverte et des destinations chargent des images cartographiques depuis Mapbox. Évitez ces pages, ou écrivez à contact@smileeasy.ch.
Journaux du serveur, protection contre les abus et rapports d’erreurs du serveur (sections 5.1, 8)	Écrivez à contact@smileeasy.ch. Nous examinons votre situation et vous répondons.
Enquêtes de satisfaction (section 5.4)	Ne répondez pas à l’enquête, et désactivez les invitations au moyen du lien figurant dans l’e-mail.
Signalements de problèmes (section 5.6)	Vous décidez si vous en envoyez un. Écrivez à contact@smileeasy.ch pour faire supprimer un signalement.
Profils publics des équipes des cliniques, personnes de contact des cliniques, signatures d’articles et lecture par IA des sites web des cliniques (partie B)	Écrivez à contact@smileeasy.ch.

Nous n’envoyons aucun e-mail de marketing (section 5.7).

2. Qui nous sommes

2.1 Responsable du traitement

Sauf indication contraire dans une section, le responsable du traitement décrit dans la présente politique est :

smileeasy Heinrichstrasse 267A, 8005 Zürich Suisse E-mail : contact@smileeasy.ch Téléphone : +41 78 939 95 09

La société qui exploitera smileeasy est en cours de fondation. Dès qu’elle existera, nous l’indiquerons ici comme responsable du traitement, avec sa forme juridique et son numéro d’inscription au registre, et nous publierons une nouvelle version de la présente politique. D’ici là, l’équipe qui exploite smileeasy à l’adresse ci-dessus est responsable du traitement décrit ici.

2.2 Contact pour la protection des données

Envoyez vos questions et demandes relatives à la protection des données à contact@smileeasy.ch ou à l’adresse postale ci-dessus. Veuillez indiquer « Protection des données » dans l’objet.

2.3 Représentant dans l’Union européenne

Notre représentant dans l’Union européenne au sens de l’art. 27 RGPD est en cours de désignation. Nous l’indiquerons ici dès que la désignation sera faite. D’ici là, veuillez adresser toute question de protection des données à contact@smileeasy.ch.

2.4 Délégué à la protection des données

Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données. Veuillez adresser toute question de protection des données à contact@smileeasy.ch.

Partie A : patients et visiteurs du site web

3. smileeasy et les cliniques : qui est responsable de quoi

smileeasy exploite la place de marché. Les cliniques fournissent le traitement. Le responsable de vos données dépend de l’étape de votre réservation :

Lorsque smileeasy conserve des données pour une clinique, nous agissons en tant que sous-traitant de la clinique : nous conservons et transmettons les données pour la clinique et ne pouvons pas les utiliser à d’autres fins. Nos conditions pour les cliniques contiennent les conditions de traitement des données qui nous lient, ainsi que chaque clinique, notamment les durées de conservation de la section 15, la suppression des données lorsque vous supprimez votre compte et le traitement d’un consentement retiré.

Ce que nous transmettons avec votre consentement (vos données de réservation et vos coordonnées, ainsi que vos messages avant la réservation) : la clinique en reçoit une copie et, dès ce moment, elle est responsable du traitement indépendant pour cette copie. La propre déclaration de confidentialité de la clinique s’applique à cette copie et à tout ce que la clinique conserve dans ses propres systèmes, par exemple son dossier patient. Le nom, le pays et les coordonnées professionnelles de la clinique figurent sur la page de la clinique et sur votre page de réservation.

3.1 Comment une réservation transmet vos données à la clinique

Vous voyez les coordonnées professionnelles de la clinique, et non les coordonnées privées de son personnel. Ce que notre propre équipe peut voir est expliqué à la section 6, « Qui chez smileeasy peut voir vos données ».

Lorsque vous réservez auprès d’une clinique dans un autre pays, vos données sont transmises dans ce pays. La Suisse reconnaît que tous les pays des cliniques offrent un niveau de protection des données adéquat. Le consentement à la réservation indique la clinique et son pays avant que vous donniez votre accord.

3.2 À qui vous adresser

4. Données que nous recevons de tiers

La plupart des données proviennent de vous. Certaines proviennent de tiers :

• Les cliniques : les changements de statut des réservations, les propositions de report, les annulations et leurs notes sur votre réservation.
• Stripe : le statut des paiements, des remboursements et des litiges.
• Mapbox : la localité et la région que nous déterminons à partir de la position d’une clinique sur la carte.
• Les sites web publics des cliniques : les noms, titres et photos du personnel, uniquement lorsqu’une clinique utilise la lecture par IA décrite à la section 24.
• Pour le personnel des cliniques : la clinique qui a saisi votre profil d’équipe (section 22).

5. Ce que nous traitons et pourquoi

5.1 Visite du site web

Nos propres journaux d’application n’enregistrent pas votre adresse IP. Avant toute écriture, ils sont filtrés pour en retirer les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les jetons, les numéros de référence de paiement et le contenu relatif aux patients. Le filtre fonctionne par reconnaissance de motifs ; nous traitons donc tout de même les journaux comme des données personnelles et les protégeons en conséquence.

5.2 Patients : compte

Ce qui est obligatoire : votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe, ainsi que les deux déclarations. Votre numéro de téléphone et votre photo de profil sont facultatifs.

Photo de profil. Toute personne disposant du lien vers votre photo de profil peut l’ouvrir. Elle n’est ni répertoriée ni consultable par une recherche. Les cliniques avec lesquelles vous échangez des messages la voient à côté de votre nom. Veuillez ne pas téléverser de photo que vous ne voudriez pas montrer à d’autres.

5.3 Patients : réservation

Ce qui est obligatoire pour réserver : un compte et votre consentement à la réservation. Le questionnaire et votre note à la clinique sont facultatifs. Si vous ne remplissez pas le questionnaire, la clinique pose ses questions lors de votre visite.

Si vous retirez votre consentement à la réservation, nous conservons un enregistrement minimal de la réservation (clinique, date, statut et paiement) afin de respecter nos obligations comptables et pour la constatation ou la défense de droits en justice (art. 9, par. 2, point f), RGPD), pendant les durées indiquées à la section 15.

5.4 Patients : messages, avis et retours d’expérience

Texte libre. Vous n’avez jamais besoin de donner des informations médicales dans un message avant la réservation, un motif d’annulation, une demande d’aide, un commentaire d’enquête, un signalement de problème ou un message de contact. Si vous le faites, nous ne les utilisons que pour traiter ce sur quoi vous avez écrit, et nous les supprimons selon le calendrier de la section 15. Un motif d’annulation est envoyé à votre clinique.

Les avis publiés n’indiquent que votre prénom et l’initiale de votre nom de famille (par exemple « Anna K. »). Votre compte, votre e-mail et votre réservation ne sont jamais publiés avec l’avis. La manière dont les avis sont recueillis et modérés est décrite dans nos conditions d’utilisation.

5.5 Demandes de rappel et de contact

Lorsque vous utilisez le formulaire de demande de consultation ou le formulaire de contact, nous enregistrons le type de demande, votre nom, votre e-mail et/ou votre numéro de téléphone, votre message, ainsi que votre adresse IP et votre type de navigateur (pour bloquer le spam et l’usage abusif du formulaire).

Notre équipe reçoit un e-mail et une alerte interne qui ne contiennent que le type de demande et un lien vers celle-ci, rien de ce que vous avez écrit. Rien n’est transmis à une clinique, sauf si vous nous le demandez.

Finalité : vous répondre. Base juridique : nécessaire à la réponse que vous avez demandée, ou notre intérêt légitime à répondre aux demandes.

5.6 Signaler un problème

Lorsque vous utilisez « Signaler un problème », nous enregistrons votre message et ce que vous vous attendiez à voir se produire, la page sur laquelle vous vous trouviez (sans les identifiants), des détails techniques (taille de l’écran, version de l’application, requêtes récentes ayant échoué), une capture d’écran facultative, votre numéro de compte et votre rôle si vous êtes connecté (ou l’adresse e-mail que vous nous indiquez), votre adresse IP et votre type de navigateur, ainsi qu’un lien vers l’enregistrement de session de votre visite si vous avez accepté les statistiques.

Finalité : trouver et corriger les erreurs. Base juridique : notre intérêt légitime à disposer d’un service fonctionnel.

5.7 Marketing

Nous n’envoyons aucun e-mail de marketing. Le champ de newsletter au bas du site web n’enregistre pas l’adresse que vous y saisissez. Si nous commençons à envoyer des nouvelles, nous vous demanderons d’abord votre consentement et le décrirons ici.

6. Données concernant la santé et vos consentements

Nous demandons un consentement distinct et explicite à chaque étape qui implique des données concernant la santé. Aucune case n’est cochée à l’avance. Nous enregistrons chaque consentement avec sa date, sa version et sa langue.

6.1 Consentement à la réservation (obligatoire pour réserver)

Avant de réserver, vous confirmez :

« Je suis le patient ou la patiente. J’accepte que smileeasy (Suisse) enregistre cette réservation, y compris le traitement, afin de l’organiser et de m’assister, et que smileeasy transmette mes données de réservation et mes coordonnées, ainsi que tout motif d’annulation que j’indique, à [clinique] en/au [pays] afin que la clinique puisse préparer ma consultation. »

Base juridique : votre consentement explicite (art. 9, par. 2, point a), RGPD ; art. 6, al. 7, LPD). Vous ne pouvez réserver que pour vous-même.

Retrait de votre consentement à la réservation. Vous pouvez le retirer à tout moment en écrivant à contact@smileeasy.ch. L’annulation de la réservation sur votre page de réservation met également fin à toute transmission ultérieure à la clinique. Dès ce moment, nous n’enregistrons plus rien de nouveau au sujet de la réservation et ne transmettons plus rien à la clinique. Le retrait du consentement n’annule pas à lui seul la réservation et ne coûte rien ; si la réservation est annulée, les règles de remboursement de nos conditions d’utilisation s’appliquent. Ce que la clinique a déjà reçu reste auprès de la clinique en tant que responsable du traitement indépendant. Nous conservons l’enregistrement minimal décrit à la section 5.3.

6.2 Consentement au questionnaire (facultatif)

La clinique peut vous poser des questions sur vos antécédents médicaux, vos médicaments, vos allergies, une grossesse et des sujets semblables avant votre visite. La clinique est la responsable du traitement de ces réponses ; smileeasy les recueille et les conserve pour la clinique. Rien n’est enregistré avant que vous ayez donné votre accord. Avant de commencer, vous confirmez :

« Je consens explicitement à ce que [clinique] traite mes réponses, qui sont des données concernant la santé, afin de planifier mon traitement en toute sécurité. smileeasy les recueille et les conserve pour le compte de la clinique. Mon consentement est volontaire, et je peux le retirer à tout moment sur ma page de réservation. »

Base juridique : votre consentement explicite, recueilli pour la clinique (art. 9, par. 2, point a), RGPD ; art. 6, al. 7, LPD). La clinique se fonde également sur sa relation de traitement avec vous (art. 9, par. 2, point h), et par. 3, RGPD).

• Vous pouvez rectifier vos réponses sur la page de réservation. La clinique en est informée.
• Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sur la page de réservation. Vos réponses sont alors supprimées chez smileeasy, et la clinique en est informée. Le retrait n’a pas d’effet sur ce qui a eu lieu auparavant. Les copies que la clinique a déjà intégrées à ses propres dossiers patients relèvent de la clinique et de ses obligations professionnelles de tenue de dossiers.
• La clinique ne reçoit vos réponses qu’une fois les frais payés, votre consentement donné et le questionnaire soumis.
• Vos réponses et votre note à la clinique sont chiffrées une seconde fois (section 16) et supprimées automatiquement (section 15).
• Personne à contacter en cas d’urgence. Le questionnaire demande une personne à contacter en cas d’urgence (nom et numéro de téléphone). Veuillez informer cette personne que vous avez communiqué ses coordonnées à la clinique ; la présente politique s’applique également à elle. Ses coordonnées sont supprimées avec vos réponses.

6.3 Consentement à la publication d’un avis (facultatif)

Avant la publication d’un avis, vous acceptez sa publication sous votre prénom et l’initiale de votre nom de famille. Vous pouvez nous demander à tout moment de retirer votre avis (section 17).

Qui chez smileeasy peut voir vos données

• Nos administrateurs voient vos coordonnées, vos réservations et leur statut de paiement, ainsi que toute demande d’aide que vous envoyez, afin de pouvoir vous assister. Ils doivent confirmer leur connexion par une seconde étape (une application d’authentification) avant de pouvoir le faire.
• Nos outils d’administration ne permettent à personne de lire vos réponses au questionnaire, votre note à la clinique, les notes de la clinique ou vos messages de chat.
• Un accès exceptionnel à ces données n’est possible qu’en cas d’urgence, par exemple pour enquêter sur un incident de sécurité ou répondre à une demande légale. Chaque accès de ce type nécessite une personne nommément désignée et un motif écrit, est inscrit dans un journal des accès avant d’avoir lieu, et déclenche dans notre canal d’alertes interne un avis qui indique le membre de l’équipe et le type de données, jamais leur contenu.

Le journal des accès enregistre également chaque suppression automatique de réponses au questionnaire, de notes et de messages de chat, ainsi que chaque exportation de données que vous effectuez. Il est conservé 2 ans. Base juridique : notre obligation d’assurer la traçabilité et la sécurité des traitements (art. 8 LPD et art. 3 OPDo ; art. 4 OPDo dès que notre traitement de données concernant la santé est considéré comme effectué à grande échelle) ; au sens du RGPD, notre intérêt légitime à la sécurité de nos systèmes et à pouvoir prouver que les données concernant la santé sont protégées (art. 6, par. 1, point f), et considérant 49, art. 9, par. 2, point f), RGPD).

7. Cookies et stockage dans le navigateur

Lors de votre première visite, un avis vous permet de choisir « Accepter les statistiques » ou « Uniquement nécessaires ». Vous pouvez modifier votre choix à tout moment au moyen du lien « Note sur les cookies » au bas de chaque page.

Nous n’utilisons aucun cookie publicitaire ou de reciblage. Nous ne déposons aucun cookie pour votre langue : la langue est déterminée par l’adresse web (par exemple /de/). Le comptage des vues des pages des cliniques (section 9) n’utilise ni cookie ni stockage dans le navigateur, sauf si vous vous y opposez.

7.1 Cookies

Nous ne mettons pas fin automatiquement aux sessions de connexion après une durée fixe : une session reste active tant qu’elle est utilisée et prend fin lorsque vous vous déconnectez. Sur un appareil partagé, veuillez vous déconnecter lorsque vous avez terminé.

Lorsque vous payez, Stripe dépose ses propres cookies sur checkout.stripe.com, sous sa propre responsabilité (section 10). Le stockage utilisé uniquement lors de l’inscription d’une clinique est décrit à la section 22.3.

7.2 Stockage dans le navigateur

La déconnexion les supprime tous.

Base juridique : l’enregistrement sur votre appareil d’informations strictement nécessaires à un service que vous avez demandé ne requiert aucun consentement. Tout le reste (PostHog) n’est chargé qu’avec votre consentement.

8. Statistiques (PostHog)

Uniquement si vous acceptez (dans votre navigateur)

Si vous cliquez sur « Accepter les statistiques », nous utilisons PostHog pour comprendre comment le site web est utilisé et pour trouver des erreurs. Si vous choisissez « Uniquement nécessaires », PostHog n’est pas chargé et votre navigateur ne lui envoie rien. Il n’existe pas de mode de remplacement sans cookie. Si votre navigateur envoie un signal « Do Not Track », PostHog n’envoie rien depuis votre navigateur.

Comment nous limitons ce que reçoit PostHog :

• Hébergement dans l’UE : le cloud européen de PostHog à Francfort (Allemagne). PostHog Inc. est une entreprise américaine (section 13).
• Notre propre relais : les données transitent d’abord par notre serveur. Nous raccourcissons votre adresse IP (IPv4 à /24, IPv6 à /48) afin qu’elle ne renvoie plus à vous, nous ne transmettons pas vos cookies, et nous retirons des adresses des pages les identifiants, les jetons et les termes de recherche.
• Les statistiques de clics n’incluent pas le texte sur lequel vous cliquez.
• Choix de réservation sur les pages des cliniques : nous enregistrons le traitement, l’étendue et l’estimation de prix que vous sélectionnez dans la carte de réservation, avec la clinique, et si vous êtes passé au paiement. Nous n’enregistrons ni votre nom ni rien de ce que vous saisissez.
• Si vous êtes connecté, PostHog reçoit votre numéro de compte (un identifiant aléatoire, ni votre nom ni votre e-mail) ainsi que votre rôle et votre langue, afin que vos visites soient comptées comme celles d’une seule personne. Les pages que vous consultez et les choix de réservation ci-dessus sont alors reliés à ce numéro de compte.
• Aide et recherche d’erreurs : nos administrateurs peuvent consulter les statistiques reliées à un compte connecté, pour aider cette personne (par exemple après une question ou un signalement de problème) et pour trouver des erreurs. Ils voient ce que PostHog a reçu au titre de la présente section : les pages consultées, les clics et les choix de réservation, le moment où ils ont eu lieu, et des liens vers les éventuels enregistrements de ces visites. Ils ne voient rien des pages qui ne sont jamais analysées, et chaque consultation est inscrite dans notre journal d’audit de l’administration.
• Pages jamais analysées ni enregistrées, même si vous avez accepté : les pages de réservation et le questionnaire, les pages de retour d’expérience et d’avis, vos pages de tableau de bord, de voyages et de compte, l’éditeur de clinique et les statistiques de la clinique, ainsi que l’espace d’administration.
• La fenêtre de chat, où qu’elle s’ouvre, est masquée dans les enregistrements et exclue des statistiques de clics.
• Enregistrement des sessions : pour environ 1 visite sur 10 des pages publiques, PostHog reconstitue l’aspect de la page et les endroits où vous avez déplacé la souris, cliqué et fait défiler la page. Ce que vous saisissez dans les champs de formulaire n’est jamais enregistré, et les zones qui affichent des données personnelles sont masquées. Les visites de l’inscription des cliniques sont enregistrées à chaque fois (section 22.1).
• Les rapports d’erreurs de votre navigateur sont envoyés à PostHog Error Tracking, après avoir été filtrés pour en retirer les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les références de paiement et les jetons d’accès.

Base juridique : votre consentement (art. 6, par. 1, point a), RGPD ; art. 5, par. 3, de la directive 2002/58/CE « vie privée et communications électroniques » pour le stockage sur l’appareil). Les pages que vous consultez et le traitement que vous sélectionnez peuvent révéler un intérêt pour un traitement. Dans la mesure où des données statistiques pourraient révéler des informations sur la santé, l’acceptation des statistiques constitue votre consentement explicite à cet égard (art. 9, par. 2, point a), RGPD ; art. 6, al. 7, LPD), et l’avis sur les cookies le précise.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment au moyen du lien « Note sur les cookies ». L’enregistrement s’arrête alors, et l’identité PostHog dans votre navigateur est réinitialisée.

Toujours (depuis notre serveur)

Notre serveur envoie certains événements à PostHog quel que soit votre choix :

• Décomptes de réservations : réservation créée, payée, échouée ou annulée ; retour d’expérience donné ; avis soumis. Ces événements ne comportent aucun lien avec une personne, une clinique ou un traitement.
• Erreurs du serveur : si une erreur se produit sur notre serveur pendant que vous êtes connecté, un rapport est envoyé avec votre numéro de compte. Il contient l’erreur technique et l’adresse de la page sans les identifiants, jamais ce que vous avez saisi. Finalité : trouver les erreurs. Base juridique : notre intérêt légitime à disposer d’un service fonctionnel. Vous pouvez vous y opposer (section 1).
• Décisions d’approbation des cliniques, uniquement pour les comptes de cliniques (section 22.1).

Conservation chez PostHog : PostHog supprime les événements et les enregistrements à la fin de la durée de conservation de notre abonnement PostHog, au moment de la rédaction environ 1 an pour les événements et jusqu’à 3 mois pour les enregistrements.

9. Statistiques pour les cliniques (comptage des pages des cliniques)

Lorsque vous ouvrez la page d’une clinique, nous ajoutons une unité au nombre de vues de la page de cette clinique pour la journée. Nous le faisons pour chaque visiteur, quel que soit votre choix dans l’avis sur les cookies, sauf si vous vous y opposez. Nous ne conservons rien qui permette de vous identifier.

Nous comptons également combien de fois la carte d’une clinique a été affichée (au total et par liste) et quels boutons ont été utilisés sur la page de la clinique (galerie, carte, avis, créneaux, début d’une réservation, « Poser une question au dentiste », enregistrement d’un favori). À partir de nos propres enregistrements, nous comptons aussi, par clinique, les chats ouverts, les demandes, les paiements commencés, les réservations payées et annulées, les favoris et les avis.

Ce que nous ne faisons pas :

• Nous n’enregistrons rien sur votre appareil pour le comptage, et aucun cookie n’est envoyé avec le comptage.
• Nous ne conservons pas votre adresse IP. Notre serveur l’utilise un bref instant pour bloquer les afflux de requêtes (plus de 240 en 10 minutes), puis l’oublie.
• Nous n’enregistrons ni votre type de navigateur, ni votre pays, ni votre langue, ni votre compte, ni la page d’où vous venez.
• Nous ne comptons pas les visiteurs uniques et ne conservons aucun code vous concernant, pas même pour une journée.
• Nous n’utilisons pas PostHog pour cela.

Qui n’est pas compté : les robots des moteurs de recherche, les aperçus de pages, l’équipe smileeasy, les administrateurs, le titulaire d’une clinique sur sa propre page, toute personne qui s’y est opposée et les navigateurs qui envoient le signal Global Privacy Control.

Ce qui reste : des totaux journaliers par clinique, sans identifiant, conservés 25 mois. Les cliniques voient ces totaux.

Base juridique : notre intérêt légitime à fournir aux cliniques des statistiques de base sur leur page (art. 6, par. 1, point f), RGPD). En droit suisse, il s’agit d’un traitement à des fins ne se rapportant pas à des personnes (art. 31, al. 2, let. e, LPD).

Comment refuser

Utilisez le lien « Ne pas compter mes visites » ici ou au bas de chaque page. C’est seulement alors que nous enregistrons un petit cookie (se-count-optout) qui mémorise votre choix dans votre navigateur ; il ne contient aucun identifiant. Tant qu’il est présent, vos visites ne sont pas comptées. Utilisez le même lien (« Compter à nouveau mes visites ») pour annuler ce choix. Un signal Global Privacy Control envoyé par votre navigateur vaut le même refus.

10. Paiements (Stripe)

Vous payez les frais de réservation sur une page de paiement exploitée par Stripe (checkout.stripe.com). Nous ne recevons jamais les données de votre carte.

Pendant la phase de test, aucun paiement réel n’est encaissé : la page de paiement est l’environnement de test de Stripe, qui reçoit tout de même votre adresse e-mail et notre référence de réservation.

Ce que nous envoyons à Stripe : le montant en CHF, le nom du produit « smileeasy reservation fee » (ni la clinique ni le traitement ne sont nommés), votre adresse e-mail, ainsi que nos numéros de référence de réservation et de paiement.

Ce que nous conservons : le montant, le statut du paiement et les numéros de référence de Stripe, pour les remboursements, les litiges et la comptabilité.

Les rôles de Stripe. Stripe traite le paiement pour nous. Stripe recueille aussi directement sur sa page les données de votre carte, votre adresse IP et des données sur votre appareil ; pour ces données, Stripe est un responsable du traitement indépendant, aux fins de la prévention de la fraude, de ses propres obligations légales (comme les contrôles en matière de lutte contre le blanchiment d’argent) et de l’amélioration de son service. Sa politique de confidentialité s’applique : https://stripe.com/privacy. Notre partenaire contractuel chez Stripe est Stripe Payments Europe, Limited (Irlande).

Base juridique : nécessaire au service, et une obligation légale suisse pour les documents comptables (art. 958f du Code des obligations).

11. E-mails, chat, notifications et alertes internes

Les e-mails sont envoyés par ZeptoMail (Zoho), depuis son centre de données dans l’UE. Il s’agit notamment des confirmations, modifications et annulations de réservation ; des propositions de report ; des rappels lorsqu’une réservation requiert votre attention ; des e-mails de connexion et de vérification ; de la confirmation de suppression du compte ; des alertes de chat ; et des invitations à un retour d’expérience et à un avis.

• Les confirmations de réservation contiennent la clinique, son adresse, l’heure et les frais.
• Certains e-mails mentionnent le traitement que vous avez réservé : les e-mails d’annulation (y compris celui envoyé lorsqu’une réservation non payée expire), ainsi que les invitations à un retour d’expérience et à un avis.
• Les alertes de chat ne contiennent jamais le texte du message.
• Un motif d’annulation ou de refus que vous indiquez est envoyé par e-mail à votre clinique.
• Les demandes d’aide que vous envoyez au sujet d’une réservation sont transmises par e-mail à nos administrateurs, avec votre nom, la clinique, la date et l’heure du rendez-vous et votre message. Elles restent également dans l’historique des modifications de la réservation (section 15).
• Les invitations à un retour d’expérience et à un avis sont facultatives. Le lien figurant dans chacun de ces e-mails vous permet de les désactiver, sans vous connecter.
• Les e-mails relatifs aux réservations et aux paiements ne peuvent pas être désactivés. Ils font partie du service.
• Journal des e-mails : pour chaque e-mail que notre propre système vous envoie, nous enregistrons de quel e-mail il s’agit, quand il a été envoyé et si l’envoi a réussi, jamais son contenu, son objet ni votre adresse. Notre équipe s’en sert pour répondre aux questions sur un e-mail et pour renvoyer un e-mail qui n’est pas arrivé. Les e-mails qui confirment votre inscription ou réinitialisent votre mot de passe sont envoyés par notre système de connexion et figurent à la place dans le journal de sécurité des connexions (section 15). Finalité : des e-mails qui arrivent. Base juridique : notre intérêt légitime à disposer d’un service fonctionnel. Vous pouvez vous y opposer (section 1).

Les e-mails que vous nous envoyez à contact@smileeasy.ch sont reçus et conservés dans Google Workspace.

Chat. Les messages entre vous et une clinique sont conservés dans notre base de données (Supabase, Zurich). Ils sont conservés en texte normal, sans la seconde couche de chiffrement dont bénéficient les réponses au questionnaire et les notes ; pour tout ce qui concerne votre santé, veuillez donc utiliser le questionnaire. Sur le site web, seuls vous et la clinique pouvez lire la conversation (section 6, « Qui chez smileeasy peut voir vos données »). Il n’est pas possible d’envoyer des fichiers par le chat.

Les notifications dans l’application contiennent de courts textes généraux (par exemple « Réservation confirmée ») et un lien.

Alertes internes (Slack). Notre équipe reçoit de courtes alertes dans Slack, par exemple « nouvelle réservation » ou « nouvelle demande de contact », avec le type d’événement et un lien vers notre espace d’administration. Elles peuvent contenir des numéros de référence internes, le nom commercial d’une clinique et, pour les alertes d’accès d’urgence, le nom du membre de l’équipe. Elles ne contiennent jamais le nom, l’e-mail ou le numéro de téléphone d’un patient, ni rien de ce qu’un patient a écrit : notre système d’alertes ne comporte aucun champ pour cela.

12. Cartes et liens sortants

Les cartes de smileeasy utilisent des images cartographiques de Mapbox (Mapbox, Inc., États-Unis).

Là où votre navigateur charge des images cartographiques directement depuis Mapbox : la page de découverte, les pages des destinations, la page d’une clinique après que vous avez cliqué pour ouvrir sa carte interactive, et la carte de positionnement de l’éditeur de clinique. Mapbox reçoit alors votre adresse IP, votre type de navigateur et le nom de notre site web, mais pas la page sur laquelle vous vous trouvez. À partir des images demandées, Mapbox peut savoir quelle zone de la carte vous regardez. Mapbox n’enregistre rien sur votre appareil pour ces cartes.

Là où votre navigateur ne contacte pas Mapbox : la petite image de carte sur la page d’une clinique est obtenue par notre serveur, si bien que Mapbox ne reçoit que la position de la clinique. Notre serveur convertit également les adresses des cliniques en positions sur la carte. Les pages de réservation ne chargent rien depuis Mapbox.

Base juridique : notre intérêt légitime à montrer où se trouvent les cliniques. Garantie pour la communication à l’étranger : voir la section 14.

Liens sortants. Certains liens ouvrent Google Maps (itinéraire vers une clinique) ou des sites de voyage. Ces services appliquent leurs propres politiques de confidentialité. Rien ne leur est envoyé avant que vous cliquiez.

13. Destinataires et sous-traitants

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les transmettons qu’aux destinataires ci-dessous.

Les cliniques reçoivent vos données comme décrit à la section 3.1, chacune dans son propre pays.

Nos sous-traitants traitent des données pour nous en vertu de conditions de traitement des données. Ils font appel à leurs propres sous-traitants ultérieurs (par exemple Amazon Web Services et Cloudflare pour Supabase) selon des conditions équivalentes. Nous vous envoyons la liste sur demande.

Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapour)

• Pour quoi faire : base de données, connexion, stockage de fichiers, mises à jour en direct
• Ce qu’il reçoit : toutes les données décrites dans la présente politique
• Où : Suisse (AWS Zurich) ; accès du support possible depuis l’extérieur de la Suisse
• Garantie : clauses contractuelles types avec l’avenant suisse

Netlify (Netlify, Inc., États-Unis)

• Pour quoi faire : hébergement du site web, fonctions serveur, journaux des requêtes
• Ce qu’il reçoit : toutes les requêtes adressées au site web passent par lui ; journaux comme à la section 5.1. La clé qui chiffre les réponses au questionnaire et les notes est conservée chez Netlify, séparément de la base de données (section 16).
• Où : fonctions serveur dans l’UE (Francfort) ou aux États-Unis, selon la région de Netlify pour notre site ; diffusion du contenu depuis des serveurs dans le monde entier
• Garantie : Data Privacy Framework pour Netlify, Inc. ; clauses contractuelles types de Netlify pour les serveurs situés dans d’autres pays

Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlande)

• Pour quoi faire : paiement des frais de réservation. Stripe est aussi un responsable du traitement indépendant (section 10).
• Ce qu’il reçoit : votre adresse e-mail et les données de paiement
• Où : UE, et pays dans lesquels le groupe Stripe est actif ; voir la politique de confidentialité de Stripe
• Garantie : décision d’adéquation de l’UE ; propres garanties de Stripe pour les communications ultérieures

PostHog (PostHog Inc., États-Unis)

• Pour quoi faire : statistiques, enregistrement des sessions, suivi des erreurs (section 8)
• Ce qu’il reçoit : uniquement ce que décrit la section 8
• Où : UE (Francfort, Allemagne)
• Garantie : Data Privacy Framework lorsque l’entreprise est certifiée, et clauses contractuelles types

ZeptoMail / Zoho (Zoho Corporation)

• Pour quoi faire : envoi des e-mails
• Ce qu’il reçoit : le contenu des e-mails (section 11)
• Où : centre de données dans l’UE ; accès du support possible depuis l’Inde et les États-Unis
• Garantie : clauses contractuelles types

Google Workspace (Google)

• Pour quoi faire : boîtes aux lettres de notre équipe
• Ce qu’il reçoit : vos e-mails à notre intention et les demandes d’aide
• Où : UE et États-Unis
• Garantie : Data Privacy Framework

Mapbox (Mapbox, Inc., États-Unis)

• Pour quoi faire : images cartographiques et recherche des adresses des cliniques (section 12)
• Ce qu’il reçoit : votre adresse IP (images cartographiques uniquement) et les positions des cliniques
• Où : États-Unis
• Garantie : Data Privacy Framework

Slack (Slack Technologies, États-Unis)

• Pour quoi faire : alertes internes (section 11)
• Ce qu’il reçoit : numéros de référence, noms commerciaux des cliniques et noms des membres de l’équipe ; ni noms de patients, ni coordonnées, ni contenu
• Où : États-Unis
• Garantie : Data Privacy Framework

Anthropic (entité contractante Anthropic Ireland, Limited)

• Pour quoi faire : lecture par IA des sites web des cliniques, uniquement lorsqu’une clinique le demande (section 24)
• Ce qu’il reçoit : le contenu du site web de la clinique ; jamais de données de patients
• Où : États-Unis
• Garantie : clauses contractuelles types avec l’avenant suisse

GitHub (GitHub, Inc., États-Unis)

• Pour quoi faire : hébergement du code source
• Ce qu’il reçoit : aucune donnée personnelle des utilisateurs
• Où : États-Unis

Cloudflare (Cloudflare, Inc., États-Unis) gère uniquement le service de noms de notre domaine. Le trafic du site web ne passe pas par Cloudflare.

Des développeurs de logiciels en Hongrie développent et maintiennent smileeasy. Ils ne peuvent accéder aux données de santé des patients qu’au moyen de la procédure d’urgence journalisée (section 6). La Hongrie est un pays offrant une protection adéquate ; ils sont tenus à la confidentialité.

Autres destinataires. Nous communiquons des données aux autorités et aux tribunaux lorsque la loi l’exige ; aux conseillers professionnels (avocats, comptables, réviseurs) tenus à la confidentialité ; et à la société en cours de fondation pour exploiter smileeasy (section 2.1), ou à tout successeur ultérieur, qui reste lié par la présente politique. Nous vous en informerons si cela se produit.

14. Communication de données à l’étranger

Notre base de données principale se trouve en Suisse. La section 13 indique pour chaque destinataire son pays et sa garantie.

1. Cliniques et prestataires de l’UE ou de l’EEE. La Suisse reconnaît que les pays de l’UE et de l’EEE offrent une protection adéquate (annexe 1 OPDo), et l’UE reconnaît la Suisse.
2. États-Unis. Les États-Unis ne sont considérés comme offrant une protection adéquate que pour les entreprises certifiées selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework (pour le RGPD, l’EU-U.S. Data Privacy Framework). Pour les destinataires non certifiés, nous nous fondons sur des clauses contractuelles types avec les adaptations qu’exige le droit suisse.
3. Singapour (société contractante de Supabase) et l’Inde (support de Zoho) ne font l’objet d’aucune décision d’adéquation. Nous nous fondons sur des clauses contractuelles types avec les adaptations suisses.
4. Serveurs de diffusion de contenu. Netlify diffuse le site web depuis des serveurs proches de vous, dans le monde entier, y compris dans des pays n’offrant pas de protection adéquate. Pour ceux-ci, les clauses contractuelles types de Netlify s’appliquent. Vous pouvez nous demander la liste actuelle des pays.

Les « clauses contractuelles types » sont des clauses contractuelles approuvées par l’UE et adaptées pour la Suisse, qui obligent le destinataire à protéger vos données comme elles le seraient ici. Vous pouvez nous demander une copie des garanties applicables.

15. Durée de conservation des données

Une tâche automatisée quotidienne supprime ou anonymise les données à l’échéance des durées ci-dessous. Pour les données que nous conservons pour une clinique (réponses au questionnaire, votre note à la clinique, chat après le paiement, notes de la clinique), ces durées font partie de nos conditions de traitement des données avec chaque clinique. Nous activons cette tâche par étapes : ses premières exécutions se bornent à compter ce qui est échu, et lorsqu’une durée est déjà écoulée au moment où la suppression commence, les données sont supprimées lors de la première exécution qui supprime.

Votre compte et vos réservations

Messages, avis et retours d’expérience

Formulaires que vous nous envoyez

Cliniques et auteurs (détails dans la partie B)

Enregistrements techniques et de sécurité

Nous pouvons conserver des données plus longtemps lorsque la loi l’exige, lorsque nous en avons besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou lorsque vous nous demandez de les conserver pour cette raison (limitation, section 17). Nous ne conservons alors que ce qui est nécessaire, et seulement aussi longtemps que nécessaire.

16. Comment nous protégeons vos données

• Chiffrement des données de santé. Les réponses au questionnaire, votre note à la clinique et les notes de la clinique sont chiffrées (AES-256-GCM) avant d’être enregistrées. La clé est conservée chez Netlify, séparément de la base de données chez Supabase, de sorte qu’une copie de la base de données à elle seule ne révèle pas ces données. Les messages de chat ne bénéficient pas de ce chiffrement supplémentaire.
• Connexions chiffrées. Tout le trafic vers le site web est chiffré (HTTPS).
• Contrôle d’accès. La base de données elle-même détermine qui peut lire quoi. Vous voyez vos données. Une clinique ne voit que ses propres réservations, et seulement à partir de l’étape indiquée à la section 3.1.
• Connexion en deux étapes pour les administrateurs, et aucun accès courant aux questionnaires, aux notes ou aux chats (section 6).
• Journaux. Nous journalisons chaque accès exceptionnel de notre équipe aux réponses au questionnaire, aux notes et aux messages de chat, chaque suppression automatique de ces données, chaque exportation de données, chaque changement de rôle et chaque suppression de compte.
• Minimisation des données. Les journaux, les rapports d’erreurs et les statistiques sont filtrés pour en retirer les données personnelles ; les alertes internes ne comportent aucun champ pour des données de patients ; les liens de retour d’expérience et les codes d’inscription ne sont conservés que sous forme hachée ; le comptage des pages des cliniques ne conserve aucun identifiant de visiteur.
• Protection contre les abus. Limites de fréquence pour les formulaires, la connexion et l’exportation de données.

Aucun système n’est parfaitement sûr. Si une violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vous, nous vous en informerons. Nous annonçons les violations au PFPDT et aux autorités compétentes de l’UE lorsque la loi l’exige.

17. Vos droits et comment les exercer

Vous avez le droit :

• d’accès : savoir ce que nous détenons à votre sujet, d’où cela provient, qui l’a reçu et combien de temps nous le conservons ;
• de rectification : faire corriger des données inexactes ;
• à l’effacement : faire supprimer des données ;
• à la limitation du traitement : nous faire conserver des données tout en cessant de les utiliser, par exemple pendant le règlement d’un litige ou parce que vous en avez besoin pour faire valoir un droit en justice ;
• à la portabilité des données : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un fichier lisible par machine ;
• d’opposition : vous opposer aux utilisations fondées sur nos intérêts légitimes (encadré de la section 1) ;
• de retirer votre consentement : à tout moment, avec effet pour l’avenir.

Le droit suisse vous accorde des droits équivalents (art. 25 à 32 LPD).

Dans le produit

Effets de la suppression du compte

Avant la suppression : tant que vous avez un rendez-vous payé à venir, nous ne pouvons pas encore supprimer votre compte ; la page du compte vous indique de quel rendez-vous il s’agit. La suppression devient possible une fois le rendez-vous annulé ou passé. Si vous ne prévoyez pas de vous y rendre, annulez-le d’abord (les règles de remboursement de nos conditions d’utilisation s’appliquent), ou contactez-nous. Ainsi, une clinique ne se retrouve jamais avec un rendez-vous pour un patient qu’elle ne peut pas joindre. Les réservations non payées n’empêchent pas la suppression.

Supprimés : votre profil et votre compte de connexion, y compris votre photo de profil ; vos réponses au questionnaire et vos notes aux cliniques ; les notes des cliniques sur vos réservations conservées chez smileeasy ; vos réponses aux retours d’expérience ; vos messages de chat et vos avis ; les motifs et autres indications que vous avez donnés dans l’historique des modifications de vos réservations ; vos favoris, votre historique, vos notifications et vos préférences d’e-mail ; les enregistrements des alertes de chat par e-mail ; le journal des e-mails que nous vous avons envoyés ; les demandes de contact et « Parlons-en d’abord » envoyées depuis votre adresse e-mail ; les enregistrements de progression de l’inscription d’une clinique.

Conservés sans votre nom : les dossiers de réservation et les documents de paiement, pendant les durées indiquées à la section 15 ; les enregistrements des consentements, jusqu’à 3 ans après chaque consentement ; les signalements de problèmes, jusqu’à leur suppression après 12 mois ; l’enregistrement de votre suppression (numéro de compte et date) pendant 1 an ; les inscriptions du journal des accès qui se réfèrent à votre numéro de compte, pendant 2 ans.

En outre : nous demandons à PostHog de supprimer le profil statistique lié à votre numéro de compte, et nous vous envoyons un e-mail de confirmation. Si vous gérez une clinique, la clinique est détachée de votre compte, et non supprimée, et vos messages aux patients sont conservés sans votre nom. Si vous avez rédigé des articles, voir la section 23.

Ce qui n’est pas supprimé : les dossiers qu’une clinique conserve à votre sujet dans ses propres systèmes. Nous n’informons pas automatiquement les cliniques. Avant que vous supprimiez votre compte, votre page de réservations indique quelles cliniques ont reçu vos données ; contactez-les directement si vous souhaitez que leurs copies soient supprimées.

Par e-mail ou par courrier

Écrivez à contact@smileeasy.ch ou à notre adresse postale (section 2.1), y compris si vous n’avez pas de compte. Nous pouvons vous poser quelques questions pour nous assurer que la demande émane bien de vous. Nous ne demandons que ce qui est proportionné et ne vous demanderons pas de copie de votre pièce d’identité, sauf s’il n’y a pas d’autre moyen.

Nous répondons dans un délai de 30 jours, gratuitement. Lorsque le RGPD s’applique, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois au plus pour une demande complexe et vous en informerons au cours du premier mois. En droit suisse, nous pouvons prolonger le délai si nous vous en indiquons la raison, et une participation aux frais de CHF 300 au plus n’est possible qu’en cas d’effort disproportionné, annoncée à l’avance (art. 25, al. 6, LPD ; art. 19 OPDo). Nous pouvons refuser ou restreindre une demande lorsque la loi le permet, par exemple lorsque nous devons conserver des documents comptables, et nous vous en expliquerons la raison.

Données que nous traitons pour une clinique (questionnaire, votre note à la clinique, chat après la réservation, notes de la clinique) : la clinique est responsable (section 3). Adressez votre demande à la clinique, ou à nous ; nous la transmettons et aidons la clinique à y répondre.

18. Réclamations

Vous pouvez à tout moment adresser une réclamation à une autorité de protection des données. Nous apprécierions d’avoir d’abord la possibilité de répondre à votre préoccupation.

• Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, www.edoeb.admin.ch
• UE : l’autorité de protection des données du pays de l’UE où vous vivez ou travaillez, ou dans lequel la violation alléguée a eu lieu. La liste se trouve à l’adresse https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.

19. Enfants

smileeasy est réservé aux adultes. Vous devez avoir 18 ans ou plus pour créer un compte, et vous le confirmez lors de votre inscription. Vous ne pouvez réserver que pour vous-même. Si vous pensez qu’un enfant nous a communiqué des données personnelles, veuillez nous contacter et nous les supprimerons.

20. Décisions automatisées

Nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques ou des effets similaires importants (art. 22 RGPD ; art. 21 LPD). Le tri et le filtrage des cliniques et les estimations de prix ne constituent pas de telles décisions. Nous n’utilisons pas de profilage à des fins publicitaires. Stripe peut refuser automatiquement un paiement aux fins de la prévention de la fraude, sous sa propre responsabilité ; contactez-nous si cela se produit.

21. Modifications de la présente politique

Nous mettons à jour la présente politique lorsque nos traitements changent. La version et la date figurent en haut de la page. Les versions antérieures restent disponibles sur la même page.

Ce qui a changé dans cette version : première version publiée.

Si une modification touche ce que vous avez accepté, nous vous en informons par e-mail ou lors de votre prochaine connexion, et nous vous demandons à nouveau votre consentement lorsque la loi l’exige. Nous conservons un enregistrement de la version dont vous avez confirmé avoir pris connaissance.

Partie B : cliniques, personnel des cliniques et auteurs d’articles

Les sections 2, 13 à 18 et 21 vous concernent également.

22. Comptes des cliniques, personnel des cliniques et cliniques intéressées

22.1 Ce que nous traitons

Ce qui est obligatoire : un nom, une adresse e-mail et l’acceptation des conditions ; pour la publication, les informations professionnelles signalées comme obligatoires dans le formulaire. Les profils de l’équipe sont facultatifs.

Enregistrement des sessions lors de l’inscription d’une clinique. Si vous avez accepté les statistiques, PostHog enregistre chaque visite des pages d’inscription des cliniques, et pas seulement un échantillon. Ce que vous saisissez dans les champs de formulaire n’est jamais enregistré.

Une copie de chaque demande « Parlons-en d’abord » est envoyée par e-mail à la boîte aux lettres de notre équipe (Google Workspace).

22.2 Personnel des cliniques présenté sur les profils ou sur le site web de la clinique

Si vous travaillez dans une clinique, votre clinique a saisi votre profil d’équipe (source : votre clinique), et des photos de la clinique peuvent vous montrer. Si votre clinique utilise la lecture par IA décrite à la section 24, nous traitons également votre nom, votre titre et votre photo tels qu’ils figurent sur le site web public de la clinique (source : ce site web).

Nos conditions pour les cliniques obligent la clinique à vous donner ces informations avant d’ajouter votre profil, et à obtenir votre accord pour l’utilisation de votre photo.

Vous pouvez à tout moment vous opposer à la publication de votre profil, ou en demander le retrait, en écrivant à contact@smileeasy.ch. La présente section contient les informations que nous vous devons (art. 14 RGPD ; art. 19 LPD).

22.3 Stockage dans le navigateur lors de l’inscription d’une clinique

23. Auteurs d’articles

Les dentistes des cliniques présentées, ainsi que notre équipe éditoriale, peuvent rédiger des articles pour le magazine smileeasy.

Votre signature (nom, titres et clinique) est publiée avec votre article. Si vous supprimez votre compte, vos articles publiés restent publiés avec la signature « Ancien auteur » et ne peuvent plus être modifiés ; vos brouillons non publiés et les images utilisées uniquement par ceux-ci sont supprimés. Vous pouvez nous demander de retirer vos articles de la publication avant de supprimer votre compte.

Nos administrateurs peuvent connecter des outils (par exemple un assistant d’IA) à la plateforme de contenu, avec leur propre autorisation. Ces outils ne travaillent qu’avec des articles et des profils d’auteur, jamais avec des données de patients.

24. Lecture par IA des sites web des cliniques

Lorsqu’une clinique crée son profil, elle peut choisir « Remplir avec l’IA ». Cela ne se produit que si vous cliquez sur ce bouton, et l’écran mentionne « Anthropic, États-Unis » avant que vous commenciez.

• Notre serveur lit le site web public de la clinique, ou un texte que vous collez (jusqu’à 30 000 caractères).
• Il envoie ce texte et les images à Anthropic (Claude API, États-Unis), qui propose des valeurs pour le formulaire de profil, lesquelles peuvent inclure les noms, les photos et les coordonnées des membres du personnel figurant sur le site web.
• Vous vérifiez chaque proposition avant que quoi que ce soit ne soit enregistré.
• Cela n’implique jamais de données de patients.
• Nous conservons une forme hachée de votre adresse IP, et non l’adresse elle-même.

Durée de conservation : les images non utilisées sont retirées à la fin de la tâche ; après 7 jours, les lectures enregistrées sont vidées et les personnes sont retirées des propositions ; le texte collé et les propositions sont supprimés après 30 jours ; l’enregistrement de la tâche est supprimé après 90 jours. Anthropic indique supprimer par défaut dans un délai de 30 jours les données envoyées par son API.

Base juridique : notre intérêt légitime à disposer d’un profil de clinique plus rapide et plus exact, sur la base d’informations professionnelles que la clinique a elle-même publiées. Garantie pour la communication à l’étranger : clauses contractuelles types avec l’avenant suisse.