Polityka prywatności smileeasy

Wersja: 2026-10-04 · Obowiązuje od: 2026-10-04

Faza testowa. smileeasy jest w fazie testowej. Nie są pobierane żadne prawdziwe pieniądze: strona płatności działa w środowisku testowym Stripe i żadna karta nie zostaje obciążona. Kliniki prezentowane w fazie testowej to kliniki przykładowe, które utworzyliśmy, aby pokazać, jak działa smileeasy. Rezerwacja w klinice przykładowej trafia wyłącznie do naszego zespołu, który prowadzi konta klinik przykładowych, i żadna wizyta się nie odbywa. Usuniemy kliniki przykładowe oraz tę informację, zanim rozpoczną się prawdziwe rezerwacje.

Niniejsza polityka jest publikowana w języku angielskim, niemieckim, francuskim, włoskim, greckim i polskim, a każda wersja językowa ma ten sam numer wersji. Tekstem oryginalnym jest tekst angielski. Jeżeli tłumaczenie jest niejasne lub odbiega od oryginału, obowiązuje tekst angielski.

Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe smileeasy przetwarza, gdy korzystają Państwo z serwisu smileeasy.ch: w jakim celu, kto je otrzymuje, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Państwu przysługują. Dotyczy pacjentów, osób odwiedzających stronę oraz klinik i ich personelu. Jest zgodna ze szwajcarską federalną ustawą o ochronie danych (FADP, niem. DSG) i rozporządzeniem wykonawczym do niej (DPO, niem. DSV). Jest również zgodna z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych UE (RODO), ponieważ oferujemy nasze usługi osobom przebywającym w UE. Podstawy prawne podajemy w nawiasach dla osób, które ich potrzebują.

Część danych, którymi się zajmujemy, to dane dotyczące zdrowia. Jeżeli rezerwują Państwo leczenie w klinice stomatologicznej, już sama rezerwacja może coś mówić o Państwa zdrowiu. Dlatego:

• przed zapisaniem Państwa rezerwacji i przekazaniem jej klinice prosimy o Państwa wyraźną zgodę, a następnie ponownie przed wypełnieniem kwestionariusza medycznego;
• Państwa odpowiedzi w kwestionariuszu oraz notatki dotyczące rezerwacji są przed zapisaniem dodatkowo szyfrowane;
• nasz zespół nie może otwierać odpowiedzi z kwestionariusza, notatek ani wiadomości czatu w swoich codziennych narzędziach (sekcja 6, „Kto w smileeasy może widzieć Państwa dane”).

Które sekcje dotyczą Państwa

1. Podsumowanie

• smileeasy to szwajcarska platforma pośrednicząca (marketplace). Łączy pacjentów z klinikami stomatologicznymi na Węgrzech, w Polsce, Hiszpanii, we Włoszech, w Grecji, Portugalii, Niemczech i Francji. Kliniki we Francji są prezentowane, ale nie można ich rezerwować.
• Gdzie przechowywane są Państwa dane: nasza baza danych znajduje się w Szwajcarii (Zurych). Niektórzy usługodawcy mają siedzibę w UE i w USA (sekcja 13).
• Jeżeli piszą Państwo do kliniki z jej strony, klinika widzi Państwa imię i nazwisko, zdjęcie profilowe (jeśli Państwo je mają) oraz wiadomości, gdy tylko je Państwo wyślą.
• Przy rezerwacji prosimy o Państwa wyraźną zgodę na zapisanie rezerwacji i przekazanie jej klinice. Państwa dane kontaktowe i kwestionariusz trafiają do kliniki dopiero po opłaceniu opłaty rezerwacyjnej. Kwestionariusz medyczny zbieramy dla tej kliniki i przechowujemy go w jej imieniu.
• Odpowiedzi z kwestionariusza, Państwa notatka dla kliniki oraz notatki kliniki są dodatkowo szyfrowane. Wiadomości czatu nie są (sekcja 11).
• Nie sprzedajemy Państwa danych i nie używamy reklamowych plików cookie.
• Analityka w Państwa przeglądarce (PostHog, hostowany w UE, spółka amerykańska) działa dopiero po kliknięciu „Akceptuj analitykę”. Nigdy nie działa na stronach rezerwacji, kwestionariusza, konta ani panelu. Na stronie kliniki rejestruje, które leczenie i którą szacunkową cenę Państwo wybierają, a jeśli są Państwo zalogowani, łączy te informacje z numerem Państwa konta (sekcja 8).
• Niezależnie od Państwa wyboru nasz serwer przesyła do PostHog anonimowe liczby rezerwacji niepowiązane z Państwem oraz techniczne raporty o błędach, które zawierają numer Państwa konta, jeśli są Państwo zalogowani (sekcja 8).
• Liczymy wyświetlenia stron klinik u każdego odwiedzającego, bez pliku cookie i bez przechowywania czegokolwiek, co Państwa identyfikuje. Kliniki widzą wyłącznie sumy dzienne. Mogą Państwo z tego zrezygnować (sekcja 9).
• Mogą Państwo samodzielnie pobrać swoje dane i usunąć konto na stronie konta.
• W przypadku pytań lub wniosków prosimy pisać na adres contact@smileeasy.ch.

Krótki słowniczek

• Administrator: podmiot, który decyduje o celach i sposobach wykorzystania danych osobowych.
• Podmiot przetwarzający: podmiot, który przetwarza dane wyłącznie na polecenie administratora.
• Dane dotyczące zdrowia: informacje o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby. Rezerwacja stomatologiczna powiązana z Państwa nazwiskiem stanowi dane dotyczące zdrowia.
• Podstawa prawna: powód, dla którego prawo zezwala na dane wykorzystanie danych. W poniższych tabelach stosujemy następujące oznaczenia:
  • Niezbędne do świadczenia usługi, o którą Państwo prosili (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Szwajcarski obowiązek prawny. RODO nie uznaje obowiązku wynikającego z prawa szwajcarskiego za „obowiązek prawny”, dlatego na gruncie RODO podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w wypełnianiu wiążących nas obowiązków szwajcarskich (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Nasz prawnie uzasadniony interes. Mogą Państwo wnieść sprzeciw (ramka poniżej) (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  • Państwa wyraźna zgoda, w przypadku danych dotyczących zdrowia (art. 9 ust. 2 lit. a RODO; art. 6 ust. 7 FADP).

Państwa prawo do sprzeciwu

Jeżeli opieramy się na naszych prawnie uzasadnionych interesach, mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Wówczas zaprzestajemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, lub potrzebujemy danych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Przetwarzanie	Jak wnieść sprzeciw
Liczenie wyświetleń stron klinik (sekcja 9)	Prosimy użyć linku „Nie licz moich wizyt” na dole każdej strony.
Obrazy map (sekcja 12)	Mapy na stronie wyszukiwania klinik i na stronach kierunków ładują obrazy map z Mapbox. Prosimy unikać tych stron lub napisać na adres contact@smileeasy.ch.
Logi serwera, ochrona przed nadużyciami i raporty o błędach serwera (sekcje 5.1, 8)	Prosimy napisać na adres contact@smileeasy.ch. Ocenimy Państwa sytuację i odpowiemy.
Ankiety opinii (sekcja 5.4)	Prosimy nie odpowiadać na ankietę i wyłączyć zaproszenia linkiem w wiadomości e-mail.
Zgłoszenia problemów (sekcja 5.6)	To Państwo decydują, czy je wysłać. Aby usunąć zgłoszenie, prosimy napisać na adres contact@smileeasy.ch.
Publiczne profile zespołu kliniki, osoby kontaktowe klinik, podpisy autorów artykułów i odczyt stron internetowych klinik przez AI (Część B)	Prosimy napisać na adres contact@smileeasy.ch.

Nie wysyłamy wiadomości marketingowych (sekcja 5.7).

2. Kim jesteśmy

2.1 Administrator

O ile dana sekcja nie stanowi inaczej, administratorem w zakresie przetwarzania opisanego w niniejszej polityce jest:

smileeasy Heinrichstrasse 267A, 8005 Zürich Szwajcaria E-mail: contact@smileeasy.ch Telefon: +41 78 939 95 09

Spółka, która będzie prowadzić smileeasy, jest w trakcie zakładania. Gdy powstanie, wskażemy ją tutaj jako administratora, wraz z jej formą prawną i numerem rejestrowym, i opublikujemy nową wersję niniejszej polityki. Do tego czasu za przetwarzanie opisane w niniejszej polityce odpowiada zespół prowadzący smileeasy pod powyższym adresem.

2.2 Kontakt w sprawach prywatności

Pytania i wnioski dotyczące prywatności prosimy kierować na adres contact@smileeasy.ch lub na powyższy adres pocztowy. Prosimy wpisać w temacie słowo „Prywatność”.

2.3 Przedstawiciel w Unii Europejskiej

Nasz przedstawiciel w Unii Europejskiej na podstawie art. 27 RODO jest w trakcie wyznaczania. Wskażemy go tutaj po jego wyznaczeniu. Do tego czasu wszelkie sprawy dotyczące ochrony danych prosimy kierować na adres contact@smileeasy.ch.

2.4 Inspektor ochrony danych

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Wszelkie sprawy dotyczące ochrony danych prosimy kierować na adres contact@smileeasy.ch.

Część A: Pacjenci i osoby odwiedzające stronę

3. smileeasy i kliniki: kto za co odpowiada

smileeasy prowadzi platformę. Kliniki świadczą leczenie. To, kto odpowiada za Państwa dane, zależy od etapu rezerwacji:

Gdy smileeasy przechowuje dane dla kliniki, działamy jako podmiot przetwarzający kliniki: przechowujemy i przekazujemy dane dla kliniki i nie możemy wykorzystywać ich do żadnych innych celów. Nasz regulamin dla klinik zawiera postanowienia o przetwarzaniu danych, które wiążą nas i każdą klinikę, w tym okresy przechowywania z sekcji 15, usunięcie danych po usunięciu przez Państwa konta oraz postępowanie w razie wycofania zgody.

Co przekazujemy za Państwa zgodą (Państwa dane rezerwacji i dane kontaktowe oraz wiadomości sprzed rezerwacji): klinika otrzymuje kopię i od tej chwili jest niezależnym administratorem tej kopii. Do tej kopii oraz do wszystkiego, co klinika przechowuje we własnych systemach, np. w swojej dokumentacji pacjenta, ma zastosowanie informacja o prywatności kliniki. Nazwa kliniki, kraj i służbowe dane kontaktowe są podane na stronie kliniki i na stronie Państwa rezerwacji.

3.1 Jak rezerwacja przekazuje Państwa dane klinice

Widzą Państwo służbowe dane kontaktowe kliniki, a nie prywatne dane jej personelu. Co może widzieć nasz własny zespół, wyjaśnia sekcja 6, „Kto w smileeasy może widzieć Państwa dane”.

Gdy rezerwują Państwo klinikę w innym kraju, Państwa dane trafiają do tego kraju. Szwajcaria uznaje wszystkie kraje, w których znajdują się kliniki, za zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych. Zgoda na rezerwację wskazuje klinikę i jej kraj, zanim wyrażą Państwo zgodę.

3.2 Do kogo się zwrócić

4. Dane, które otrzymujemy od innych

Większość danych pochodzi od Państwa. Niektóre pochodzą od innych:

• Kliniki: zmiany statusu rezerwacji, propozycje zmiany terminu, anulowania oraz ich notatki dotyczące Państwa rezerwacji.
• Stripe: status płatności, zwrotu i sporu.
• Mapbox: miejscowość i region, które ustalamy na podstawie położenia kliniki na mapie.
• Publiczne strony internetowe klinik: imiona i nazwiska, tytuły i zdjęcia personelu, wyłącznie gdy klinika korzysta z odczytu przez AI opisanego w sekcji 24.
• W przypadku personelu klinik: klinika, która wprowadziła Państwa profil w zespole (sekcja 22).

5. Co przetwarzamy i dlaczego

5.1 Odwiedzanie strony

Nasze własne logi aplikacji nie zapisują Państwa adresu IP. Zanim cokolwiek zostanie zapisane, logi są filtrowane w celu usunięcia adresów e-mail, numerów telefonów, tokenów, numerów referencyjnych płatności i treści pochodzących od pacjentów. Filtr działa na zasadzie rozpoznawania wzorców, dlatego nadal traktujemy logi jako dane osobowe i odpowiednio je chronimy.

5.2 Pacjenci: konto

Co jest wymagane: imię i nazwisko, adres e-mail i hasło oraz oba oświadczenia. Numer telefonu i zdjęcie profilowe są opcjonalne.

Zdjęcie profilowe. Każdy, kto ma link do Państwa zdjęcia profilowego, może je otworzyć. Nie jest ono wymienione w żadnym wykazie ani możliwe do wyszukania. Kliniki, z którymi wymieniają Państwo wiadomości, widzą je obok Państwa imienia i nazwiska. Prosimy nie przesyłać zdjęcia, którego nie chcieliby Państwo pokazywać innym.

5.3 Pacjenci: rezerwacja

Co jest wymagane do rezerwacji: konto i Państwa zgoda na rezerwację. Kwestionariusz i notatka dla kliniki są opcjonalne. Jeżeli pominą Państwo kwestionariusz, klinika zada swoje pytania podczas wizyty.

Jeżeli wycofają Państwo zgodę na rezerwację, zachowujemy minimalny rekord rezerwacji (klinika, data, status i płatność), aby wypełnić nasze obowiązki księgowe oraz ustalić lub bronić roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO), przez okresy wskazane w sekcji 15.

5.4 Pacjenci: wiadomości, opinie i ankiety

Dowolny tekst. Nigdy nie muszą Państwo podawać informacji medycznych w wiadomości przed rezerwacją, w powodzie anulowania, prośbie o pomoc, komentarzu do ankiety, zgłoszeniu problemu ani wiadomości kontaktowej. Jeżeli Państwo to zrobią, wykorzystujemy je wyłącznie do załatwienia sprawy, której dotyczy Państwa wiadomość, i usuwamy je zgodnie z harmonogramem z sekcji 15. Powód anulowania jest przesyłany Państwa klinice.

Opublikowane opinie zawierają wyłącznie Państwa imię i pierwszą literę nazwiska (np. „Anna K.”). Państwa konto, e-mail i rezerwacja nigdy nie są publikowane razem z opinią. Sposób zbierania i moderowania opinii określa nasz regulamin.

5.5 Prośby o kontakt zwrotny i zapytania

Gdy korzystają Państwo z formularza prośby o konsultację lub z formularza kontaktowego, zapisujemy rodzaj zapytania, Państwa imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu (albo oba), Państwa wiadomość, a także adres IP i typ przeglądarki (aby blokować spam i nadużycia formularza).

Nasz zespół otrzymuje e-mail i wewnętrzny alert, które zawierają wyłącznie rodzaj zapytania i link do niego, bez niczego, co Państwo napisali. Nic nie jest przekazywane klinice, chyba że Państwo o to poproszą.

Cel: odpowiedź na Państwa zapytanie. Podstawa prawna: niezbędne do udzielenia odpowiedzi, o którą Państwo prosili, lub nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania.

5.6 Zgłaszanie problemu

Gdy korzystają Państwo z funkcji „Zgłoś problem”, zapisujemy Państwa wiadomość i opis tego, czego Państwo oczekiwali, stronę, na której Państwo byli (z usuniętymi identyfikatorami), dane techniczne (rozmiar ekranu, wersja aplikacji, ostatnie nieudane żądania), opcjonalny zrzut ekranu, numer Państwa konta i rolę, jeśli są Państwo zalogowani (albo podany przez Państwa adres e-mail), adres IP i typ przeglądarki oraz link do nagrania sesji z Państwa wizyty, jeśli zaakceptowali Państwo analitykę.

Cel: wykrywanie i usuwanie błędów. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes w działającej usłudze.

5.7 Marketing

Nie wysyłamy wiadomości marketingowych. Pole newslettera na dole strony nie zapisuje wpisanego w nim adresu. Jeżeli zaczniemy wysyłać informacje, najpierw poprosimy o Państwa zgodę i opiszemy to tutaj.

6. Dane dotyczące zdrowia i Państwa zgody

Na każdym etapie, który dotyczy danych dotyczących zdrowia, prosimy o odrębną, wyraźną zgodę. Żadne pole nie jest zaznaczone z góry. Każdą zgodę zapisujemy wraz z datą, wersją i językiem.

6.1 Zgoda na rezerwację (wymagana do rezerwacji)

Przed rezerwacją potwierdzają Państwo:

„Jestem pacjentem. Wyrażam zgodę na to, aby smileeasy (Szwajcaria) zapisało tę rezerwację, w tym leczenie, w celu jej organizacji i udzielania mi wsparcia, oraz aby smileeasy przekazało moje dane rezerwacji i dane kontaktowe, a także podany przeze mnie powód anulowania, do [klinika] w [kraj], aby klinika mogła przygotować moją konsultację.”

Podstawa prawna: Państwa wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO; art. 6 ust. 7 FADP). Mogą Państwo rezerwować wyłącznie dla siebie.

Wycofanie zgody na rezerwację. Mogą Państwo wycofać ją w każdej chwili, pisząc na adres contact@smileeasy.ch. Anulowanie rezerwacji na stronie rezerwacji również wstrzymuje wszelkie dalsze przekazywanie danych klinice. Od tej chwili nie zapisujemy niczego nowego na temat rezerwacji i niczego więcej nie przekazujemy klinice. Wycofanie zgody samo w sobie nie anuluje rezerwacji i nic nie kosztuje; jeżeli rezerwacja zostanie anulowana, zastosowanie mają zasady zwrotu z naszego regulaminu. To, co klinika już otrzymała, pozostaje w klinice jako u odrębnego administratora. Zachowujemy minimalny rekord opisany w sekcji 5.3.

6.2 Zgoda na kwestionariusz (opcjonalna)

Przed Państwa wizytą klinika może zapytać o historię choroby, przyjmowane leki, alergie, ciążę i podobne kwestie. Administratorem tych odpowiedzi jest klinika; smileeasy zbiera je i przechowuje dla kliniki. Nic nie zostaje zapisane, dopóki nie wyrażą Państwo zgody. Przed rozpoczęciem potwierdzają Państwo:

„Wyrażam wyraźną zgodę na przetwarzanie przez [klinika] moich odpowiedzi, które stanowią dane dotyczące zdrowia, w celu bezpiecznego zaplanowania mojego leczenia. smileeasy zbiera je i przechowuje w imieniu kliniki. Moja zgoda jest dobrowolna i mogę ją w każdej chwili wycofać na stronie mojej rezerwacji.”

Podstawa prawna: Państwa wyraźna zgoda, zbierana dla kliniki (art. 9 ust. 2 lit. a RODO; art. 6 ust. 7 FADP). Klinika opiera się również na relacji terapeutycznej z Państwem (art. 9 ust. 2 lit. h i ust. 3 RODO).

• Mogą Państwo poprawić swoje odpowiedzi na stronie rezerwacji. Klinika zostaje o tym poinformowana.
• Mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę na stronie rezerwacji. Państwa odpowiedzi są wówczas usuwane w smileeasy, a klinika zostaje o tym poinformowana. Wycofanie zgody nie wpływa na to, co nastąpiło przed nim. Kopie, które klinika już umieściła we własnej dokumentacji pacjenta, podlegają klinice i jej zawodowym obowiązkom prowadzenia dokumentacji.
• Klinika otrzymuje Państwa odpowiedzi dopiero po opłaceniu opłaty, wyrażeniu przez Państwa zgody i przesłaniu kwestionariusza.
• Państwa odpowiedzi i Państwa notatka dla kliniki są dodatkowo szyfrowane (sekcja 16) i usuwane automatycznie (sekcja 15).
• Kontakt w nagłych wypadkach. Kwestionariusz prosi o dane osoby do kontaktu w nagłych wypadkach (imię i nazwisko oraz numer telefonu). Prosimy poinformować tę osobę, że przekazali Państwo jej dane klinice; niniejsza polityka dotyczy również jej. Jej dane są usuwane razem z Państwa odpowiedziami.

6.3 Zgoda na publikację opinii (opcjonalna)

Przed opublikowaniem opinii wyrażają Państwo zgodę na publikację pod swoim imieniem i pierwszą literą nazwiska. Mogą Państwo w każdej chwili poprosić nas o usunięcie opinii (sekcja 17).

Kto w smileeasy może widzieć Państwa dane

• Nasi administratorzy widzą Państwa dane kontaktowe, rezerwacje i status ich płatności oraz każdą wysłaną przez Państwa prośbę o pomoc, aby móc Państwa wspierać. Zanim to zrobią, muszą potwierdzić logowanie drugim krokiem (aplikacja uwierzytelniająca).
• Nasze narzędzia administracyjne nie pozwalają nikomu odczytać Państwa odpowiedzi z kwestionariusza, notatki dla kliniki, notatek kliniki ani wiadomości czatu.
• Wyjątkowy dostęp do tych danych jest możliwy wyłącznie w nagłej sytuacji, np. w celu zbadania incydentu bezpieczeństwa lub odpowiedzi na żądanie prawne. Każdy taki dostęp wymaga wskazania osoby i pisemnego uzasadnienia, jest zapisywany w dzienniku dostępu zanim nastąpi i wywołuje powiadomienie na naszym wewnętrznym kanale alertów, które wskazuje członka zespołu i rodzaj danych, nigdy ich treść.

Dziennik dostępu rejestruje również każde automatyczne usunięcie odpowiedzi z kwestionariusza, notatek i wiadomości czatu oraz każdy wykonany przez Państwa eksport danych. Jest przechowywany przez 2 lata. Podstawa prawna: nasz obowiązek zapewnienia identyfikowalności i bezpieczeństwa przetwarzania (art. 8 FADP i art. 3 DPO; art. 4 DPO, gdy nasze przetwarzanie danych dotyczących zdrowia będzie miało charakter przetwarzania na dużą skalę); na gruncie RODO nasz prawnie uzasadniony interes w bezpieczeństwie naszych systemów i w wykazaniu, że dane dotyczące zdrowia są chronione (art. 6 ust. 1 lit. f i motyw 49, art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

7. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Podczas pierwszej wizyty komunikat pozwala wybrać „Akceptuj analitykę” lub „Tylko niezbędne”. Mogą Państwo w każdej chwili zmienić swój wybór za pomocą linku „Informacja o plikach cookie” na dole każdej strony.

Nie używamy reklamowych plików cookie ani plików cookie do retargetingu. Nie ustawiamy pliku cookie dla Państwa języka: język wynika z adresu strony (np. /de/). Liczenie wyświetleń stron klinik (sekcja 9) nie wykorzystuje plików cookie ani pamięci przeglądarki, chyba że Państwo z niego zrezygnują.

7.1 Pliki cookie

Nie kończymy sesji logowania automatycznie po upływie określonego czasu: sesja pozostaje aktywna, dopóki jest używana, i kończy się po wylogowaniu. Na współdzielonym urządzeniu prosimy wylogować się po zakończeniu korzystania.

Podczas płatności Stripe ustawia własne pliki cookie w domenie checkout.stripe.com, na własną odpowiedzialność (sekcja 10). Pamięć wykorzystywana wyłącznie podczas rejestracji kliniki jest opisana w sekcji 22.3.

7.2 Pamięć przeglądarki

Wylogowanie usuwa je wszystkie.

Podstawa prawna: przechowywanie na Państwa urządzeniu informacji, które są ściśle niezbędne do świadczenia usługi, o którą Państwo prosili, nie wymaga zgody. Wszystko inne (PostHog) jest ładowane wyłącznie za Państwa zgodą.

8. Analityka (PostHog)

Tylko jeśli Państwo zaakceptują (w Państwa przeglądarce)

Jeżeli klikną Państwo „Akceptuj analitykę”, używamy PostHog, aby zrozumieć, jak strona jest używana, i wykrywać błędy. Jeżeli wybiorą Państwo „Tylko niezbędne”, PostHog nie jest ładowany, a Państwa przeglądarka nic mu nie przesyła. Nie istnieje tryb zastępczy bez plików cookie. Jeżeli Państwa przeglądarka wysyła sygnał „Do Not Track”, PostHog nie przesyła nic z Państwa przeglądarki.

Jak ograniczamy to, co otrzymuje PostHog:

• Hosting w UE: chmura UE PostHog we Frankfurcie (Niemcy). PostHog Inc. jest spółką amerykańską (sekcja 13).
• Własny serwer pośredniczący: dane najpierw przechodzą przez nasz serwer. Skracamy Państwa adres IP (IPv4 do /24, IPv6 do /48), tak aby nie wskazywał już na Państwa, nie przekazujemy Państwa plików cookie i usuwamy z adresów stron identyfikatory, tokeny i wyszukiwane frazy.
• Statystyki kliknięć nie obejmują tekstu, który Państwo klikają.
• Wybory rezerwacyjne na stronach klinik: rejestrujemy, które leczenie, zakres i szacunkową cenę wybierają Państwo na karcie rezerwacji, wraz z kliniką, oraz czy przeszli Państwo do płatności. Nie rejestrujemy Państwa imienia i nazwiska ani niczego, co Państwo wpisują.
• Jeżeli są Państwo zalogowani, PostHog otrzymuje numer Państwa konta (losowy identyfikator, a nie imię i nazwisko czy e-mail) oraz Państwa rolę i język, aby Państwa wizyty były liczone jako jedna osoba. Oglądane strony i powyższe wybory rezerwacyjne są wówczas powiązane z tym numerem konta.
• Pomoc i wyszukiwanie błędów: nasi administratorzy mogą przejrzeć dane analityczne powiązane z jednym zalogowanym kontem, aby pomóc tej osobie (na przykład po pytaniu lub zgłoszeniu problemu) i aby znaleźć błędy. Widzą to, co PostHog otrzymał na podstawie niniejszej sekcji: oglądane strony, kliknięcia i wybory rezerwacyjne, czas, w którym nastąpiły, oraz linki do ewentualnych nagrań tych wizyt. Nie widzą niczego ze stron, które nigdy nie są analizowane, a każdy taki wgląd jest zapisywany w naszym dzienniku audytu administracyjnego.
• Strony nigdy nieanalizowane ani nienagrywane, nawet jeśli Państwo zaakceptowali: strony rezerwacji i kwestionariusz, strony ankiet i opinii, Państwa panel, strony podróży i konta, edytor kliniki i statystyki kliniki oraz obszar administracyjny.
• Okno czatu, gdziekolwiek się otwiera, jest zaciemniane w nagraniach i pomijane w statystykach kliknięć.
• Nagrywanie sesji: w przypadku około 1 na 10 wizyt na stronach publicznych PostHog odtwarza wygląd strony oraz to, gdzie Państwo przesuwali kursor, klikali i przewijali. To, co Państwo wpisują w polach formularzy, nigdy nie jest rejestrowane, a obszary pokazujące dane osobowe są zaciemniane. Wizyty w procesie rejestracji kliniki są nagrywane za każdym razem (sekcja 22.1).
• Raporty o błędach z Państwa przeglądarki trafiają do PostHog Error Tracking, po uprzednim odfiltrowaniu adresów e-mail, numerów telefonów, numerów referencyjnych płatności i tokenów dostępu.

Podstawa prawna: Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO; art. 5 ust. 3 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej w odniesieniu do przechowywania informacji na urządzeniu). Oglądane strony i wybrane leczenie mogą wskazywać na zainteresowanie leczeniem. W zakresie, w jakim dane analityczne mogłyby ujawnić informacje o zdrowiu, akceptacja analityki stanowi Państwa wyraźną zgodę na to (art. 9 ust. 2 lit. a RODO; art. 6 ust. 7 FADP), o czym informuje komunikat o plikach cookie.

Mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę za pomocą linku „Informacja o plikach cookie”. Nagrywanie zostaje wówczas zatrzymane, a tożsamość PostHog w Państwa przeglądarce zresetowana.

Zawsze (z naszego serwera)

Nasz serwer przesyła do PostHog niektóre zdarzenia niezależnie od Państwa wyboru:

• Liczby rezerwacji: rezerwacja utworzona, opłacona, nieudana lub anulowana; wypełniona ankieta; przesłana opinia. Zdarzenia te nie są powiązane z żadną osobą, kliniką ani leczeniem.
• Błędy serwera: jeżeli na naszym serwerze wystąpi błąd, gdy są Państwo zalogowani, wysyłany jest raport zawierający numer Państwa konta. Zawiera on błąd techniczny i adres strony z usuniętymi identyfikatorami, nigdy to, co Państwo wpisali. Cel: wykrywanie błędów. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes w działającej usłudze. Mogą Państwo wnieść sprzeciw (sekcja 1).
• Decyzje o zatwierdzeniu klinik, wyłącznie w przypadku kont klinik (sekcja 22.1).

Przechowywanie w PostHog: PostHog usuwa zdarzenia i nagrania z końcem okresu przechowywania przewidzianego w naszym planie PostHog, w chwili sporządzania niniejszej polityki około 1 roku dla zdarzeń i do 3 miesięcy dla nagrań.

9. Statystyki dla klinik (liczenie wyświetleń stron klinik)

Gdy otwierają Państwo stronę kliniki, zwiększamy o jeden dzienną liczbę wyświetleń strony tej kliniki. Robimy to w przypadku każdego odwiedzającego, niezależnie od wyboru w komunikacie o plikach cookie, chyba że Państwo z tego zrezygnują. Nie przechowujemy niczego, co Państwa identyfikuje.

Liczymy również, jak często wyświetlana była karta kliniki (łącznie i w poszczególnych listach) oraz które przyciski zostały użyte na stronie kliniki (galeria, mapa, opinie, terminy, rozpoczęcie rezerwacji, „Zadaj pytanie lekarzowi”, zapisanie w ulubionych). Na podstawie własnych danych liczymy też dla każdej kliniki otwarte czaty, zapytania, rozpoczęte płatności, opłacone i anulowane rezerwacje, dodania do ulubionych i opinie.

Czego nie robimy:

• Na potrzeby liczenia nie przechowujemy niczego na Państwa urządzeniu i nie przesyłamy wraz z liczeniem żadnego pliku cookie.
• Nie przechowujemy Państwa adresu IP. Nasz serwer używa go przez chwilę, aby blokować zalewy żądań (więcej niż 240 w ciągu 10 minut), a następnie o nim zapomina.
• Nie przechowujemy typu Państwa przeglądarki, kraju, języka, konta ani strony, z której Państwo przyszli.
• Nie liczymy unikalnych odwiedzających i nie przechowujemy dla Państwa żadnego kodu, nawet przez jeden dzień.
• Nie używamy do tego PostHog.

Kto nie jest liczony: roboty wyszukiwarek, podglądy stron, zespół smileeasy, administratorzy, właściciel kliniki na stronie własnej kliniki, każdy, kto zrezygnował, oraz przeglądarki wysyłające sygnał Global Privacy Control.

Co pozostaje: sumy dzienne dla każdej kliniki, bez identyfikatora, przechowywane przez 25 miesięcy. Kliniki widzą te sumy.

Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes w udostępnianiu klinikom podstawowych statystyk dotyczących ich strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Na gruncie prawa szwajcarskiego jest to przetwarzanie do celów niezwiązanych z konkretnymi osobami (art. 31 ust. 2 lit. e FADP).

Jak zrezygnować

Prosimy użyć linku „Nie licz moich wizyt” w tym miejscu lub na dole każdej strony. Dopiero wtedy zapisujemy jeden mały plik cookie (se-count-optout), który zapamiętuje Państwa wybór w przeglądarce; nie zawiera on żadnego identyfikatora. Dopóki jest ustawiony, Państwa wizyty nie są liczone. Aby to cofnąć, prosimy użyć tego samego linku („Licz moje wizyty ponownie”). Sygnał Global Privacy Control z Państwa przeglądarki jest traktowany jako taka sama rezygnacja.

10. Płatności (Stripe)

Opłatę rezerwacyjną uiszczają Państwo na stronie płatności prowadzonej przez Stripe (checkout.stripe.com). Nigdy nie otrzymujemy danych Państwa karty.

W fazie testowej nie są pobierane żadne prawdziwe płatności: strona płatności działa w środowisku testowym Stripe, które mimo to otrzymuje Państwa adres e-mail i nasz numer referencyjny rezerwacji.

Co przesyłamy do Stripe: kwotę w CHF, nazwę produktu „smileeasy reservation fee” (klinika i leczenie nie są wymieniane), Państwa adres e-mail oraz nasze numery referencyjne rezerwacji i płatności.

Co przechowujemy: kwotę, status płatności i numery referencyjne Stripe, na potrzeby zwrotów, sporów i księgowości.

Role Stripe. Stripe przetwarza płatność w naszym imieniu. Stripe zbiera również bezpośrednio na swojej stronie dane Państwa karty, adres IP i dane urządzenia; w odniesieniu do tych danych jest niezależnym administratorem, w celu zapobiegania oszustwom, wypełniania własnych obowiązków prawnych (np. kontroli w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy) i ulepszania swoich usług. Zastosowanie ma jego polityka prywatności: https://stripe.com/privacy. Naszym kontrahentem w Stripe jest Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia).

Podstawa prawna: niezbędne do świadczenia usługi oraz szwajcarski obowiązek prawny w odniesieniu do dokumentacji księgowej (art. 958f szwajcarskiego Kodeksu zobowiązań).

11. E-maile, czat, powiadomienia i alerty wewnętrzne

E-maile są wysyłane za pośrednictwem ZeptoMail (Zoho), z jego centrum danych w UE. Obejmuje to potwierdzenia, zmiany i anulowania rezerwacji; propozycje zmiany terminu; przypomnienia, gdy rezerwacja wymaga Państwa uwagi; wiadomości dotyczące logowania i weryfikacji; potwierdzenie usunięcia konta; powiadomienia o czacie oraz zaproszenia do ankiet i opinii.

• Potwierdzenia rezerwacji zawierają klinikę, jej adres, termin i opłatę.
• Niektóre e-maile wskazują zarezerwowane przez Państwa leczenie: e-maile o anulowaniu (w tym wysyłany, gdy nieopłacona rezerwacja wygasa) oraz zaproszenia do ankiet i opinii.
• Powiadomienia o czacie nigdy nie zawierają treści wiadomości.
• Podany przez Państwa powód anulowania lub odrzucenia jest wysyłany e-mailem do Państwa kliniki.
• Prośby o pomoc, które wysyłają Państwo w sprawie rezerwacji, są wysyłane e-mailem do naszych administratorów wraz z Państwa imieniem i nazwiskiem, kliniką, datą i godziną wizyty oraz Państwa wiadomością. Pozostają również w historii zmian rezerwacji (sekcja 15).
• Zaproszenia do ankiet i opinii są opcjonalne. Link w każdym takim e-mailu pozwala je wyłączyć bez logowania.
• E-maili dotyczących rezerwacji i płatności nie można wyłączyć. Są one częścią usługi.
• Dziennik e-maili: dla każdego e-maila, który wysyła Państwu nasz własny system, zapisujemy, jaki to był e-mail, kiedy został wysłany i czy wysyłka się powiodła, nigdy jednak jego treści, tematu ani Państwa adresu. Nasz zespół korzysta z niego, aby odpowiadać na pytania dotyczące e-maila i ponownie wysłać e-mail, który nie dotarł. E-maile potwierdzające rejestrację lub resetujące hasło wysyła nasz system logowania; są one zapisywane zamiast tego w dzienniku bezpieczeństwa logowań (sekcja 15). Cel: e-maile, które docierają. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes w działającej usłudze. Mogą Państwo wnieść sprzeciw (sekcja 1).

E-maile, które wysyłają Państwo do nas na adres contact@smileeasy.ch, są odbierane i przechowywane w Google Workspace.

Czat. Wiadomości między Państwem a kliniką są przechowywane w naszej bazie danych (Supabase, Zurych). Są przechowywane jako zwykły tekst, bez dodatkowej warstwy szyfrowania, którą mają odpowiedzi z kwestionariusza i notatki, dlatego w sprawach dotyczących zdrowia prosimy korzystać z kwestionariusza. Na stronie rozmowę mogą czytać wyłącznie Państwo i klinika (sekcja 6, „Kto w smileeasy może widzieć Państwa dane”). Przez czat nie można wysyłać plików.

Powiadomienia w aplikacji zawierają krótkie, ogólne teksty (np. „Rezerwacja potwierdzona”) i link.

Alerty wewnętrzne (Slack). Nasz zespół otrzymuje w Slacku krótkie alerty, np. „nowa rezerwacja” lub „nowe zapytanie”, z rodzajem zdarzenia i linkiem do naszego obszaru administracyjnego. Mogą zawierać wewnętrzne numery referencyjne, nazwę handlową kliniki, a w przypadku alertów o dostępie awaryjnym imię i nazwisko członka zespołu. Nigdy nie zawierają imienia i nazwiska pacjenta, adresu e-mail, numeru telefonu ani niczego, co napisał pacjent: nasz system alertów nie ma na to pola.

12. Mapy i linki zewnętrzne

Mapy w smileeasy wykorzystują obrazy map z Mapbox (Mapbox, Inc., USA).

Gdzie Państwa przeglądarka ładuje obrazy map bezpośrednio z Mapbox: strona wyszukiwania klinik, strony kierunków, strona kliniki po kliknięciu w celu otwarcia interaktywnej mapy oraz mapa z pinezką w edytorze kliniki. Mapbox otrzymuje wówczas Państwa adres IP, typ przeglądarki i nazwę naszej strony, ale nie stronę, na której Państwo się znajdują. Na podstawie żądanych obrazów może rozpoznać, który obszar mapy Państwo oglądają. Na potrzeby tych map Mapbox nie przechowuje niczego na Państwa urządzeniu.

Gdzie Państwa przeglądarka nie łączy się z Mapbox: mały obraz mapy na stronie kliniki jest pobierany przez nasz serwer, więc Mapbox otrzymuje wyłącznie położenie kliniki. Nasz serwer przekształca również adresy klinik w położenia na mapie. Strony rezerwacji nie ładują niczego z Mapbox.

Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes w pokazaniu, gdzie znajdują się kliniki. Zabezpieczenie przekazywania: zob. sekcja 14.

Linki zewnętrzne. Niektóre linki otwierają Mapy Google (dojazd do kliniki) lub serwisy podróżnicze. Usługi te stosują własne polityki prywatności. Nic nie jest im przesyłane, dopóki Państwo nie klikną.

13. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Nie sprzedajemy danych osobowych. Przekazujemy je wyłącznie odbiorcom wymienionym poniżej.

Kliniki otrzymują Państwa dane w sposób opisany w sekcji 3.1, każda w swoim kraju.

Nasze podmioty przetwarzające przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Korzystają one z własnych podmiotów przetwarzających (np. Amazon Web Services i Cloudflare w przypadku Supabase) na równoważnych warunkach. Na żądanie prześlemy Państwu ich listę.

Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur)

• W jakim celu: baza danych, logowanie, przechowywanie plików, aktualizacje na żywo
• Co otrzymuje: wszystkie dane opisane w niniejszej polityce
• Gdzie: Szwajcaria (AWS Zurych); możliwy dostęp serwisowy spoza Szwajcarii
• Zabezpieczenie: standardowe klauzule umowne ze szwajcarskim aneksem

Netlify (Netlify, Inc., USA)

• W jakim celu: hosting strony, funkcje serwerowe, logi żądań
• Co otrzymuje: przechodzą przez nie wszystkie żądania kierowane do strony; logi jak w sekcji 5.1. Klucz, którym szyfrowane są odpowiedzi z kwestionariusza i notatki, jest przechowywany w Netlify, oddzielnie od bazy danych (sekcja 16).
• Gdzie: funkcje serwerowe w UE (Frankfurt) lub w USA, w zależności od regionu Netlify dla naszej strony; dostarczanie treści z serwerów na całym świecie
• Zabezpieczenie: Ramy ochrony danych w odniesieniu do Netlify, Inc.; standardowe klauzule umowne Netlify w odniesieniu do serwerów w innych krajach

Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlandia)

• W jakim celu: płatność opłaty rezerwacyjnej. Stripe jest również niezależnym administratorem (sekcja 10).
• Co otrzymuje: Państwa adres e-mail i dane płatności
• Gdzie: UE oraz kraje, w których działa grupa Stripe; zob. polityka prywatności Stripe
• Zabezpieczenie: odpowiedni stopień ochrony w UE; własne zabezpieczenia Stripe w przypadku dalszego przekazywania

PostHog (PostHog Inc., USA)

• W jakim celu: analityka, nagrywanie sesji, śledzenie błędów (sekcja 8)
• Co otrzymuje: wyłącznie to, co opisuje sekcja 8
• Gdzie: UE (Frankfurt, Niemcy)
• Zabezpieczenie: Ramy ochrony danych, o ile posiada certyfikację, oraz standardowe klauzule umowne

ZeptoMail / Zoho (Zoho Corporation)

• W jakim celu: wysyłanie e-maili
• Co otrzymuje: treść e-maili (sekcja 11)
• Gdzie: centrum danych w UE; możliwy dostęp serwisowy z Indii i USA
• Zabezpieczenie: standardowe klauzule umowne

Google Workspace (Google)

• W jakim celu: skrzynki pocztowe naszego zespołu
• Co otrzymuje: Państwa e-maile do nas i prośby o pomoc
• Gdzie: UE i USA
• Zabezpieczenie: Ramy ochrony danych

Mapbox (Mapbox, Inc., USA)

• W jakim celu: obrazy map i ustalanie położenia adresów klinik (sekcja 12)
• Co otrzymuje: Państwa adres IP (wyłącznie obrazy map) i położenia klinik
• Gdzie: USA
• Zabezpieczenie: Ramy ochrony danych

Slack (Slack Technologies, USA)

• W jakim celu: alerty wewnętrzne (sekcja 11)
• Co otrzymuje: numery referencyjne, nazwy handlowe klinik i imiona i nazwiska członków zespołu; żadnych imion i nazwisk pacjentów, danych kontaktowych ani treści
• Gdzie: USA
• Zabezpieczenie: Ramy ochrony danych

Anthropic (podmiot zawierający umowę: Anthropic Ireland, Limited)

• W jakim celu: odczyt stron internetowych klinik przez AI, wyłącznie na prośbę kliniki (sekcja 24)
• Co otrzymuje: treść strony internetowej kliniki; nigdy danych pacjentów
• Gdzie: USA
• Zabezpieczenie: standardowe klauzule umowne ze szwajcarskim aneksem

GitHub (GitHub, Inc., USA)

• W jakim celu: hosting kodu źródłowego
• Co otrzymuje: żadnych danych osobowych użytkowników
• Gdzie: USA

Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) obsługuje wyłącznie system nazw dla naszej domeny. Ruch na stronie nie przechodzi przez Cloudflare.

Programiści na Węgrzech rozwijają i utrzymują smileeasy. Mogą uzyskać dostęp do danych dotyczących zdrowia pacjentów wyłącznie w ramach rejestrowanej procedury awaryjnej (sekcja 6). Węgry są krajem zapewniającym odpowiedni stopień ochrony; programiści są zobowiązani do zachowania poufności.

Inni odbiorcy. Ujawniamy dane organom i sądom, jeżeli wymaga tego prawo; doradcom zawodowym (prawnikom, księgowym, biegłym rewidentom) zobowiązanym do zachowania poufności; a także spółce zakładanej w celu prowadzenia smileeasy (sekcja 2.1) lub każdemu późniejszemu następcy prawnemu, który pozostaje związany niniejszą polityką. Poinformujemy Państwa, jeżeli to nastąpi.

14. Przekazywanie danych za granicę

Nasza główna baza danych znajduje się w Szwajcarii. Sekcja 13 wymienia każdego odbiorcę, jego kraj i zastosowane zabezpieczenie.

1. Kliniki oraz dostawcy z UE lub EOG. Szwajcaria uznaje państwa UE i EOG za zapewniające odpowiedni stopień ochrony (załącznik 1 do DPO), a UE uznaje Szwajcarię.
2. USA. USA uznaje się za zapewniające odpowiedni stopień ochrony wyłącznie w odniesieniu do spółek certyfikowanych w ramach szwajcarsko-amerykańskich Ram ochrony danych (na gruncie RODO: Ram ochrony danych UE–USA). W przypadku odbiorców bez certyfikacji opieramy się na standardowych klauzulach umownych z modyfikacjami wymaganymi przez prawo szwajcarskie.
3. Singapur (spółka Supabase zawierająca umowę) i Indie (wsparcie Zoho) nie są objęte decyzją stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony. Opieramy się na standardowych klauzulach umownych z modyfikacjami szwajcarskimi.
4. Serwery dostarczania treści. Netlify dostarcza stronę z serwerów położonych blisko Państwa, na całym świecie, w tym w krajach bez odpowiedniego stopnia ochrony. W odniesieniu do nich zastosowanie mają standardowe klauzule umowne Netlify. Mogą Państwo poprosić nas o aktualną listę krajów.

„Standardowe klauzule umowne” to postanowienia umowne zatwierdzone przez UE i dostosowane do prawa szwajcarskiego, które zobowiązują odbiorcę do ochrony Państwa danych tak, jak byłyby chronione u nas. Mogą Państwo poprosić nas o kopię mających zastosowanie zabezpieczeń.

15. Jak długo przechowujemy dane

Codzienne zautomatyzowane zadanie usuwa lub anonimizuje dane po upływie poniższych okresów. W przypadku danych, które przechowujemy dla kliniki (odpowiedzi z kwestionariusza, Państwa notatka dla kliniki, czat po płatności, notatki kliniki), okresy te są częścią naszych postanowień o przetwarzaniu danych z każdą kliniką. Uruchamiamy to zadanie etapami: jego pierwsze przebiegi jedynie liczą dane, których okres upłynął, a jeżeli w chwili rozpoczęcia usuwania dany okres już upłynął, dane zostają usunięte przy pierwszym przebiegu usuwającym.

Państwa konto i rezerwacje

Wiadomości, opinie i ankiety

Formularze, które Państwo do nas wysyłają

Kliniki i autorzy (szczegóły w Części B)

Zapisy techniczne i dotyczące bezpieczeństwa

Możemy przechowywać dane dłużej, jeżeli wymaga tego prawo, jeżeli potrzebujemy ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo jeżeli poproszą nas Państwo o ich zachowanie z tego powodu (ograniczenie przetwarzania, sekcja 17). Przechowujemy wówczas tylko to, co niezbędne, i tylko tak długo, jak to niezbędne.

16. Jak chronimy Państwa dane

• Szyfrowanie danych dotyczących zdrowia. Odpowiedzi z kwestionariusza, Państwa notatka dla kliniki i notatki kliniki są szyfrowane (AES-256-GCM) przed zapisaniem. Klucz jest przechowywany w Netlify, oddzielnie od bazy danych w Supabase, więc sama kopia bazy danych nie ujawnia tych danych. Wiadomości czatu nie są objęte tym dodatkowym szyfrowaniem.
• Szyfrowane połączenia. Cały ruch na stronie jest szyfrowany (HTTPS).
• Kontrola dostępu. Sama baza danych egzekwuje, kto może co odczytać. Państwo widzą swoje dane. Klinika widzi wyłącznie własne rezerwacje i tylko od etapu wskazanego w sekcji 3.1.
• Logowanie dwuetapowe dla administratorów i brak rutynowego dostępu do kwestionariuszy, notatek i czatów (sekcja 6).
• Dzienniki. Rejestrujemy każdy wyjątkowy dostęp naszego zespołu do odpowiedzi z kwestionariusza, notatek i wiadomości czatu, każde ich automatyczne usunięcie, każdy eksport danych, każdą zmianę roli i każde usunięcie konta.
• Minimalizacja danych. Logi, raporty o błędach i analityka są filtrowane w celu usunięcia danych osobowych; alerty wewnętrzne nie mają pola na dane pacjentów; linki do ankiet i kody rejestracyjne są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu; liczenie wyświetleń stron klinik nie przechowuje identyfikatora odwiedzającego.
• Ochrona przed nadużyciami. Limity żądań dla formularzy, logowania i eksportu danych.

Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla Państwa, poinformujemy Państwa o tym. Zgłaszamy naruszenia FDPIC i właściwym organom w UE, jeżeli wymaga tego prawo.

17. Państwa prawa i sposób ich wykonywania

Przysługuje Państwu prawo do:

• Dostępu: uzyskania informacji, jakie dane o Państwu posiadamy, skąd pochodzą, kto je otrzymał i jak długo je przechowujemy.
• Sprostowania: poprawienia nieprawidłowych danych.
• Usunięcia danych: usunięcia danych.
• Ograniczenia przetwarzania: zachowania danych przez nas, ale zaprzestania ich wykorzystywania, np. do czasu rozstrzygnięcia sporu lub dlatego, że potrzebują ich Państwo do dochodzenia roszczenia.
• Przenoszenia danych: otrzymania przekazanych nam danych w pliku nadającym się do odczytu maszynowego.
• Sprzeciwu: wniesienia sprzeciwu wobec wykorzystania danych opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach (ramka w sekcji 1).
• Wycofania zgody: w każdej chwili, ze skutkiem na przyszłość.

Prawo szwajcarskie przyznaje Państwu równoważne prawa (art. 25–32 FADP).

W serwisie

Co oznacza usunięcie konta

Przed usunięciem: dopóki mają Państwo nadchodzącą opłaconą wizytę, nie możemy jeszcze usunąć konta; strona konta wskazuje, o którą wizytę chodzi. Usunięcie staje się możliwe, gdy wizyta zostanie anulowana lub się odbędzie. Jeżeli nie planują Państwo przyjść, prosimy najpierw ją anulować (zastosowanie mają zasady zwrotu z naszego regulaminu) lub skontaktować się z nami. Dzięki temu klinika nigdy nie zostaje z zarezerwowaną wizytą pacjenta, z którym nie może się skontaktować. Nieopłacone rezerwacje nie blokują usunięcia.

Usuwane są: Państwa profil i konto logowania, w tym zdjęcie profilowe; Państwa odpowiedzi z kwestionariusza i notatki dla klinik; przechowywane w smileeasy notatki kliniki dotyczące Państwa rezerwacji; Państwa odpowiedzi w ankietach; Państwa wiadomości czatu i opinie; powody i inne szczegóły podane przez Państwa w historii zmian rezerwacji; Państwa ulubione, historia, powiadomienia i preferencje e-mail; zapisy powiadomień e-mail o czacie; dziennik wysłanych do Państwa e-maili; zapytania i zapytania „Najpierw porozmawiajmy” wysłane z Państwa adresu e-mail; zapisy postępu rejestracji kliniki.

Zachowywane bez Państwa imienia i nazwiska: dokumentacja rezerwacji i płatności, przez okresy wskazane w sekcji 15; zapisy zgód, do upływu 3 lat od wyrażenia każdej zgody; zgłoszenia problemów, do ich usunięcia po 12 miesiącach; zapis Państwa usunięcia (numer konta i data) przez 1 rok; wpisy w dzienniku dostępu odnoszące się do numeru Państwa konta, przez 2 lata.

Ponadto: zwracamy się do PostHog o usunięcie profilu analitycznego powiązanego z numerem Państwa konta i wysyłamy Państwu e-mail z potwierdzeniem. Jeżeli prowadzą Państwo klinikę, klinika zostaje odłączona od Państwa konta, a nie usunięta, a Państwa wiadomości do pacjentów pozostają bez Państwa imienia i nazwiska. Jeżeli pisali Państwo artykuły, zob. sekcja 23.

Czego nie usuwa: dokumentacji, którą klinika prowadzi na Państwa temat we własnych systemach. Nie powiadamiamy klinik automatycznie. Przed usunięciem konta strona Państwa rezerwacji pokazuje, które kliniki otrzymały Państwa dane; jeżeli chcą Państwo usunięcia ich kopii, prosimy skontaktować się z nimi bezpośrednio.

E-mailem lub pocztą

Prosimy napisać na adres contact@smileeasy.ch lub na nasz adres pocztowy (sekcja 2.1), również jeżeli nie mają Państwo konta. Możemy zadać kilka pytań, aby upewnić się, że wniosek pochodzi od Państwa. Prosimy wyłącznie o to, co proporcjonalne, i nie poprosimy o kopię dokumentu tożsamości, chyba że nie będzie innej możliwości.

Odpowiadamy w ciągu 30 dni, bezpłatnie. Jeżeli zastosowanie ma RODO, możemy przedłużyć ten termin o maksymalnie dwa miesiące w przypadku złożonego wniosku i poinformujemy o tym Państwa w ciągu pierwszego miesiąca. Na gruncie prawa szwajcarskiego możemy przedłużyć termin, jeżeli podamy Państwu powód, a opłata w wysokości do 300 CHF jest możliwa wyłącznie w przypadku nieproporcjonalnego nakładu pracy i po uprzedniej zapowiedzi (art. 25 ust. 6 FADP; art. 19 DPO). Możemy odmówić spełnienia wniosku lub go ograniczyć, jeżeli pozwala na to prawo, np. gdy musimy przechowywać dokumentację księgową, i wyjaśnimy dlaczego.

Dane, które przetwarzamy dla kliniki (kwestionariusz, Państwa notatka dla kliniki, czat po rezerwacji, notatki kliniki): odpowiada za nie klinika (sekcja 3). Prosimy skierować wniosek do kliniki albo do nas, a przekażemy go i pomożemy klinice odpowiedzieć.

18. Skargi

Mogą Państwo w każdej chwili wnieść skargę do organu ochrony danych. Będziemy wdzięczni za możliwość wcześniejszego wyjaśnienia Państwa sprawy.

• Szwajcaria: Federalny Komisarz ds. Ochrony Danych i Informacji (FDPIC, niem. EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Berno, www.edoeb.admin.ch
• UE: organ ochrony danych państwa UE, w którym Państwo mieszkają lub pracują albo w którym doszło do domniemanego naruszenia. Lista organów jest dostępna pod adresem https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.

19. Dzieci

smileeasy jest przeznaczone wyłącznie dla osób pełnoletnich. Aby założyć konto, muszą Państwo mieć ukończone 18 lat, co potwierdzają Państwo przy rejestracji. Mogą Państwo rezerwować wyłącznie dla siebie. Jeżeli uważają Państwo, że dziecko przekazało nam dane osobowe, prosimy o kontakt, a usuniemy je.

20. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają (art. 22 RODO; art. 21 FADP). Sortowanie i filtrowanie klinik oraz szacunkowe ceny nie są takimi decyzjami. Nie stosujemy profilowania do celów reklamowych. Stripe może automatycznie odrzucić płatność w celu zapobiegania oszustwom, na własną odpowiedzialność; jeżeli tak się stanie, prosimy o kontakt.

21. Zmiany niniejszej polityki

Aktualizujemy niniejszą politykę, gdy zmienia się sposób przetwarzania przez nas danych. Wersja i data znajdują się na górze. Wcześniejsze wersje pozostają dostępne na tej samej stronie.

Co zmieniło się w tej wersji: pierwsza opublikowana wersja.

Jeżeli zmiana dotyczy tego, na co Państwo się zgodzili, poinformujemy Państwa e-mailem lub przy następnym logowaniu i ponownie poprosimy o zgodę, jeżeli wymaga tego prawo. Prowadzimy zapis, z którą wersją potwierdzili Państwo zapoznanie się.

Część B: Kliniki, personel klinik i autorzy artykułów

Dotyczą Państwa również sekcje 2, 13–18 i 21.

22. Konta klinik, personel klinik i kliniki zainteresowane współpracą

22.1 Co przetwarzamy

Co jest wymagane: imię i nazwisko, adres e-mail i akceptacja regulaminu; do publikacji dane firmy oznaczone w formularzu jako wymagane. Profile zespołu są opcjonalne.

Nagrywanie sesji w procesie rejestracji kliniki. Jeżeli zaakceptowali Państwo analitykę, PostHog nagrywa każdą wizytę na stronach rejestracji kliniki, a nie tylko próbę. To, co Państwo wpisują w polach formularzy, nigdy nie jest rejestrowane.

Kopia każdego zapytania „Najpierw porozmawiajmy” jest wysyłana e-mailem do skrzynki pocztowej naszego zespołu (Google Workspace).

22.2 Personel kliniki wymieniony w profilach lub na stronie internetowej kliniki

Jeżeli pracują Państwo w klinice, Państwa profil w zespole wprowadziła Państwa klinika (źródło: Państwa klinika), a zdjęcia kliniki mogą Państwa przedstawiać. Jeżeli Państwa klinika korzysta z odczytu przez AI opisanego w sekcji 24, przetwarzamy również Państwa imię i nazwisko, tytuł i zdjęcie w postaci, w jakiej widnieją na publicznej stronie internetowej kliniki (źródło: ta strona).

Nasz regulamin dla klinik zobowiązuje klinikę do przekazania Państwu tych informacji przed dodaniem Państwa profilu oraz do uzyskania Państwa zgody na wykorzystanie zdjęcia.

Mogą Państwo w każdej chwili sprzeciwić się publikacji swojego profilu lub zażądać jego usunięcia, pisząc na adres contact@smileeasy.ch. Niniejsza sekcja zawiera informacje, które jesteśmy Państwu winni (art. 14 RODO; art. 19 FADP).

22.3 Pamięć przeglądarki w procesie rejestracji kliniki

23. Autorzy artykułów

Lekarze dentyści z prezentowanych klinik oraz nasz zespół redakcyjny mogą pisać artykuły do magazynu smileeasy.

Państwa podpis (imię i nazwisko, kwalifikacje i klinika) jest publikowany wraz z artykułem. Jeżeli usuną Państwo konto, opublikowane artykuły pozostają opublikowane z podpisem „Były autor” i nie można ich już edytować; nieopublikowane wersje robocze oraz obrazy używane wyłącznie przez nie zostają usunięte. Przed usunięciem konta mogą Państwo poprosić nas o wycofanie artykułów z publikacji.

Nasi administratorzy mogą podłączać narzędzia (np. asystenta AI) do platformy treści, na podstawie własnej autoryzacji. Narzędzia te działają wyłącznie na artykułach i profilach autorów, nigdy na danych pacjentów.

24. Odczyt stron internetowych klinik przez AI

Tworząc swój profil, klinika może wybrać opcję „Wypełnij z AI”. Dzieje się to wyłącznie po jej kliknięciu, a ekran przed rozpoczęciem wskazuje „Anthropic, USA”.

• Nasz serwer odczytuje publiczną stronę internetową kliniki lub wklejony przez Państwa tekst (do 30 000 znaków).
• Przesyła ten tekst i obrazy do Anthropic (Claude API, USA), który proponuje wartości do formularza profilu, mogące obejmować imiona i nazwiska, zdjęcia i dane kontaktowe personelu widniejące na stronie.
• Przed zapisaniem czegokolwiek sprawdzają Państwo każdą propozycję.
• Nigdy nie dotyczy to danych pacjentów.
• Przechowujemy skrót Państwa adresu IP, a nie sam adres.

Jak długo: niewykorzystane obrazy są usuwane po zakończeniu zadania; po 7 dniach zapisane odczyty są opróżniane, a osoby usuwane z propozycji; wklejony tekst i propozycje są usuwane po 30 dniach; zapis zadania jest usuwany po 90 dniach. Według Anthropic dane przesłane przez jego API są domyślnie usuwane w ciągu 30 dni.

Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes w szybszym i dokładniejszym tworzeniu profilu kliniki, z wykorzystaniem informacji biznesowych opublikowanych przez samą klinikę. Zabezpieczenie przekazywania: standardowe klauzule umowne ze szwajcarskim aneksem.