Regulamin smileeasy dla klinik

Wersja: 2026-10-04 · Obowiązuje od: 2026-10-04

Faza testowa. smileeasy jest w fazie testowej. Nie są pobierane żadne prawdziwe pieniądze: płatności działają w środowisku testowym Stripe. W fazie testowej kliniki prezentowane pacjentom to utworzone przez nas kliniki przykładowe; klinika, która rejestruje się teraz, jest weryfikowana i przygotowywana do rozpoczęcia prawdziwych rezerwacji.

Niniejszy regulamin obowiązuje między smileeasy a każdą kliniką stomatologiczną, która zakłada konto kliniki, prezentuje klinikę, korzysta z panelu kliniki lub pisze artykuły w serwisie smileeasy.ch. Zawiera on postanowienia o przetwarzaniu danych (sekcja 10). Nasza polityka prywatności wyjaśnia, jak postępujemy z danymi osobowymi, w tym z danymi personelu klinik (Część B).

Niniejszy regulamin jest publikowany w języku angielskim, niemieckim, francuskim, włoskim, greckim i polskim. Tekstem oryginalnym jest tekst angielski, który obowiązuje, jeżeli tłumaczenie jest niejasne lub odbiega od oryginału.

1. Strony i zakres

• smileeasy, Heinrichstrasse 267A, 8005 Zürich, Szwajcaria, contact@smileeasy.ch, +41 78 939 95 09. Spółka, która będzie prowadzić smileeasy, jest w trakcie zakładania. Gdy powstanie, wskażemy ją tutaj wraz z jej formą prawną i numerem rejestrowym, a spółka ta przejmie niniejszy regulamin. Do tego czasu Państwa stroną umowy jest zespół prowadzący smileeasy pod powyższym adresem.
• Klinika: przedsiębiorstwo stomatologiczne wskazane w profilu kliniki. Osoba zakładająca konto kliniki potwierdza, że jest uprawniona do działania w imieniu kliniki, i akceptuje niniejszy regulamin w jej imieniu.
• Niniejszy regulamin jest przeznaczony dla przedsiębiorców. Nie stanowi umowy konsumenckiej.
• Warunki handlowe wykraczające poza niniejszy regulamin (np. opłaty, prowizje lub sposób rozliczania opłat rezerwacyjnych) obowiązują wyłącznie wtedy, gdy smileeasy i klinika uzgodnią je na piśmie. List intencyjny wysłany za pośrednictwem formularza „Najpierw porozmawiajmy” nie jest wiążący.

2. Co zapewnia smileeasy

• Publiczną stronę kliniki oraz obecność kliniki w wynikach wyszukiwania, na stronach kierunków i w listach.
• System rezerwacji: pacjenci rezerwują termin udostępniony przez klinikę i uiszczają na rzecz smileeasy opłatę rezerwacyjną.
• Panel kliniki: rezerwacje, kwestionariusz medyczny pacjenta, notatki, zmiany terminów, czat z pacjentami i statystyki strony.
• Jeżeli lekarze dentyści kliniki chcą pisać: profile autorów i artykuły w magazynie smileeasy (sekcja 12).

smileeasy obecnie nie pobiera od klinik żadnych opłat za te usługi. Nie wprowadzimy opłaty bez pisemnej zgody kliniki.

smileeasy jest platformą pośredniczącą (marketplace). Nie jest podmiotem świadczącym opiekę zdrowotną i nie uczestniczy w leczeniu.

3. Przystąpienie i nasza weryfikacja

• Do smileeasy mogą przystąpić kliniki z kierunków, które smileeasy obecnie obsługuje.
• Weryfikujemy każdy profil kliniki przed jego publikacją. Możemy poprosić o zmiany, poprosić o dowody (np. uprawnień, wpisów do rejestrów lub ubezpieczenia), odmówić publikacji profilu lub go opublikować. Odmowę uzasadniamy.
• Zmiany opublikowanego profilu mogą podlegać ponownej weryfikacji.

4. Obowiązki kliniki

Klinika potwierdza i zapewnia, że przez cały okres prezentacji w serwisie:

• ona sama i każdy wskazany przez nią lekarz dentysta posiadają uprawnienia, wpisy do rejestrów i zezwolenia wymagane przez prawo dla oferowanych zabiegów oraz posiadają ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu wymagane przez prawo ich kraju;
• jej profil jest prawidłowy, kompletny i aktualny: nazwa, numer rejestrowy, adres, zespół, kwalifikacje, usługi, ceny, godziny otwarcia, języki, zdjęcia i certyfikaty;
• publikowane przez nią szacunkowe ceny są ustalane w dobrej wierze dla wskazanego zakresu;
• posiada prawa do każdego zdjęcia, tekstu i logo, które przesyła;
• przed dodaniem profilu członka zespołu przekazuje tej osobie informacje zawarte w Części B naszej polityki prywatności i uzyskuje jej zgodę na wykorzystanie zdjęcia, a także usuwa profil na prośbę tej osoby;
• jej strona i artykuły są zgodne z przepisami dotyczącymi reklamy zawodów medycznych w jej kraju;
• aktualizuje dostępne terminy i realizuje dokonane na nie rezerwacje;
• odpowiada na wiadomości pacjentów w rozsądnym terminie;
• niezwłocznie informuje nas, jeżeli uprawnienie zostanie cofnięte lub zawieszone albo jeżeli nie może już leczyć pacjentów.

Klinika może w każdej chwili poprosić nas o aktualizację lub usunięcie swojego profilu z poziomu panelu lub pisząc na adres contact@smileeasy.ch.

5. Rezerwacje, opłata rezerwacyjna i leczenie

• Pacjent rezerwuje termin udostępniony przez klinikę. Dany termin może być zajęty tylko przez jedną rezerwację naraz.
• Pacjent uiszcza opłatę rezerwacyjną na rzecz smileeasy, które pobiera ją we własnym imieniu. Opłata jest wyświetlana pacjentowi przed rezerwacją.
• Klinika odlicza opłatę rezerwacyjną od kosztu leczenia pacjenta. Sposób wzajemnego rozliczania opłat rezerwacyjnych między smileeasy a kliniką jest uzgadniany odrębnie na piśmie; w fazie testowej nie są pobierane żadne prawdziwe opłaty.
• Po uiszczeniu opłaty rezerwacja zostaje potwierdzona, a klinika otrzymuje dane rezerwacji i dane kontaktowe pacjenta. Kwestionariusz medyczny następuje, jeżeli pacjent wyrazi na niego zgodę i go prześle.
• Umowa o leczenie zawierana jest między pacjentem a kliniką. Klinika ustala cenę leczenia po konsultacji, otrzymuje zapłatę bezpośrednio od pacjenta i stosuje własne warunki dotyczące leczenia: zaliczki, zmiany terminów, odwołanie, gwarancje i opiekę po leczeniu.
• Anulowanie rezerwacji:
  • pacjent, który anuluje rezerwację ponad 48 godzin przed wizytą, otrzymuje zwrot opłaty rezerwacyjnej w całości;
  • pacjent, który anuluje rezerwację w ciągu 48 godzin lub nie stawia się na wizytę, traci opłatę rezerwacyjną; smileeasy nie pobiera żadnej innej opłaty;
  • jeżeli rezerwację anuluje klinika, pacjent zawsze otrzymuje zwrot opłaty rezerwacyjnej w całości. Klinika anuluje rezerwację wyłącznie z ważnego powodu, możliwie jak najwcześniej i po próbie skontaktowania się z pacjentem;
  • anulowanie wynikające ze zmiany, o którą prosiła klinika, a której pacjent nie akceptuje, uznaje się za anulowanie przez klinikę.
• Klinika może zaproponować nowy termin za pośrednictwem panelu; pacjent decyduje, czy go przyjąć.

6. Odpowiedzialność medyczna

Wyłącznie klinika odpowiada za badanie, diagnozę, leczenie, świadomą zgodę, opiekę po leczeniu i każdą decyzję kliniczną, za swoją dokumentację pacjentów i obowiązki jej prowadzenia oraz za reklamacje i roszczenia dotyczące leczenia. smileeasy nie udziela porad medycznych i nie nadzoruje leczenia. Kwestionariusz medyczny jest narzędziem dla kliniki; klinika decyduje, o co musi zapytać podczas wizyty.

7. Komunikacja z pacjentami

Klinika wykorzystuje dane kontaktowe pacjentów i czat otrzymane za pośrednictwem smileeasy wyłącznie w celu przygotowania, przeprowadzenia i kontynuacji leczenia pacjenta. Nie wykorzystuje ich do celów reklamowych bez odrębnej zgody pacjenta. Klinika odpowiada pacjentom we własnym imieniu, a jej wiadomości są profesjonalne i zgodne z prawem.

8. Opinie o klinice

• Pacjenci wystawiają opinię o klinice po wizycie, za pośrednictwem osobistego linku. smileeasy publikuje zarówno pozytywne, jak i negatywne opinie i ich nie edytuje.
• Klinika nie może płacić za opinie, nagradzać za nie, pisać ich ani ich organizować, ani prosić pacjentów o usunięcie opinii w zamian za cokolwiek.
• Klinika może zgłosić opinię, którą uważa za niezgodną z prawem lub naruszającą nasze zasady dotyczące opinii, pisząc na adres contact@smileeasy.ch i podając uzasadnienie. Rozpatrujemy zgłoszenie i informujemy klinikę o naszej decyzji. Nie usuwamy opinii tylko dlatego, że jest negatywna.

9. Ranking, statystyki i dostęp do danych

• Ranking. Domyślnie strona wyszukiwania klinik wyświetla kliniki według oceny, od najwyższej. Pacjenci mogą sortować według ceny lub nazwy i filtrować według kierunku, leczenia, języka i innych kryteriów. Żadna klinika nie może zapłacić za lepszą pozycję, a smileeasy nie ma własnych klinik, które by faworyzowało.
• Statystyki. Klinika widzi dzienne sumy wyświetleń swojej strony, wyświetleń karty, kliknięć oraz zapytań i rezerwacji, które po nich nastąpiły (sekcja 9 naszej polityki prywatności). Liczby te nie identyfikują żadnego odwiedzającego, a klinika nie może podejmować prób identyfikacji odwiedzających na ich podstawie.
• Do jakich danych klinika ma dostęp: do własnego profilu, własnych rezerwacji i danych pacjentów udostępnionych w ramach każdej rezerwacji (sekcja 3.1 naszej polityki prywatności), do swoich czatów, notatek i statystyk. Klinika nie ma dostępu do danych innych klinik ani do danych pacjentów wykraczających poza jej własne rezerwacje. smileeasy wykorzystuje dane, których jest administratorem, w sposób opisany w swojej polityce prywatności; nie sprzedaje ich.

10. Ochrona danych i postanowienia o przetwarzaniu danych

10.1 Role

• smileeasy jest administratorem kont pacjentów, rekordu rezerwacji, opłaty rezerwacyjnej, opinii, ankiet, wsparcia, wiadomości wysłanych przed płatnością, prezentacji klinik i profili personelu klinik.
• Klinika jest niezależnym administratorem danych rezerwacji i danych kontaktowych, które otrzymuje od smileeasy, oraz wszystkiego, co przechowuje we własnych systemach, w tym swojej dokumentacji pacjenta.
• smileeasy jest podmiotem przetwarzającym kliniki (art. 28 RODO; art. 9 FADP) w odniesieniu do: odpowiedzi pacjenta w kwestionariuszu medycznym, notatki pacjenta dla kliniki, wiadomości czatu wysłanych po uiszczeniu opłaty rezerwacyjnej oraz własnych notatek kliniki dotyczących rezerwacji („dane kliniki”).

10.2 Co smileeasy robi jako podmiot przetwarzający

W odniesieniu do danych kliniki smileeasy:

1. przetwarza je wyłącznie na udokumentowane polecenie kliniki. Niniejszy regulamin stanowi stałe polecenia kliniki: zbieranie kwestionariusza za zgodą pacjenta i udostępnianie go klinice; przechowywanie i przekazywanie notatki pacjenta, czatu i notatek kliniki; stosowanie poniższych okresów przechowywania; usuwanie danych, gdy pacjent usuwa konto lub wycofuje zgodę na kwestionariusz; oraz zapewnianie klinice i pacjentowi dostępu przewidzianego w serwisie. smileeasy informuje klinikę, jeżeli polecenie wydaje się naruszać przepisy o ochronie danych;
2. zachowuje je w poufności i dopuszcza do nich wyłącznie osoby zobowiązane do zachowania poufności, które ich potrzebują. Zespół smileeasy nie ma rutynowego dostępu do danych kliniki: dostęp awaryjny wymaga wskazania osoby i uzasadnienia i jest rejestrowany, zanim nastąpi;
3. chroni je odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi, w tym szyfrowaniem odpowiedzi z kwestionariusza i notatek przed ich zapisaniem, szyfrowanymi połączeniami, kontrolą dostępu w bazie danych, logowaniem dwuetapowym dla administratorów, dziennikiem dostępu przechowywanym przez 2 lata oraz środkami opisanymi w sekcji 16 polityki prywatności;
4. korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających wyłącznie zgodnie z wykazem w sekcji 13 polityki prywatności (w szczególności Supabase w zakresie bazy danych w Zurychu, Netlify w zakresie hostingu, ZeptoMail w zakresie poczty e-mail). Klinika udziela na to ogólnej zgody. smileeasy zapowiada nowy dalszy podmiot przetwarzający e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej; klinika może z ważnego powodu wnieść sprzeciw, a jeżeli nie zostanie znalezione rozwiązanie, rozwiązać niniejszy regulamin. smileeasy nakłada na każdy dalszy podmiot przetwarzający równoważne obowiązki i pozostaje za niego odpowiedzialne;
5. przekazuje dane kliniki poza Szwajcarię i UE/EOG wyłącznie z zabezpieczeniami opisanymi w sekcji 14 polityki prywatności;
6. pomaga klinice odpowiadać na żądania pacjentów (dostęp, sprostowanie, usunięcie i inne) oraz przekazuje otrzymane żądania dotyczące danych kliniki w ciągu 5 dni roboczych;
7. zgłasza klinice naruszenie ochrony danych osobowych dotyczące danych kliniki bez zbędnej zwłoki, a w miarę możliwości w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, wraz z informacjami potrzebnymi klinice do wypełnienia jej własnych obowiązków;
8. pomaga klinice w ocenach skutków dla ochrony danych i w konsultacjach z organami, w zakresie dotyczącym danych kliniki;
9. usuwa lub zwraca dane kliniki po zakończeniu obowiązywania niniejszego regulaminu, według wyboru kliniki, chyba że prawo wymaga od smileeasy ich przechowywania. Klinika eksportuje potrzebne jej dane przed zamknięciem konta;
10. udostępnia klinice informacje niezbędne do wykazania przestrzegania niniejszej sekcji oraz umożliwia audyty przeprowadzane przez klinikę lub audytora zobowiązanego do zachowania poufności, z 30-dniowym wyprzedzeniem, na koszt kliniki i nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia.

10.3 Przechowywanie danych kliniki

Klinika kopiuje do własnej dokumentacji pacjenta wszystko, co musi przechowywać zgodnie ze swoimi zawodowymi obowiązkami prowadzenia dokumentacji. Za kopie we własnych systemach kliniki odpowiada klinika.

10.4 Własne obowiązki kliniki

Klinika przetwarza dane pacjentów zgodnie z prawem i z zachowaniem obowiązującej ją tajemnicy zawodowej, informuje pacjentów o własnym przetwarzaniu w swojej informacji o prywatności, informuje swój personel w sposób opisany w sekcji 4 oraz korzysta z kont smileeasy wyłącznie na potrzeby własnego personelu, przy czym każda osoba ma własny login.

11. Treści dostarczane przez klinikę

Klinika udziela smileeasy niewyłącznej, światowej, nieodpłatnej licencji na publikowanie, wyświetlanie, tłumaczenie i dostosowywanie (co do formatu i rozmiaru) dostarczanych przez nią tekstów, zdjęć, logo i innych treści, w smileeasy oraz we własnej promocji kliniki prowadzonej przez smileeasy, na czas prezentacji kliniki w serwisie. smileeasy może poprawiać oczywiste błędy i dostosowywać treści do swojego formatu; nie zmienia sensu wypowiedzi kliniki bez zapytania.

12. Artykuły lekarzy dentystów kliniki

• Kto może pisać. Lekarze dentyści posiadający konto smileeasy w prezentowanej klinice mogą pisać artykuły do działu magazynu przeznaczonego dla ekspertów medycznych. Zanim artykuł będzie mógł zostać przesłany do recenzji, smileeasy weryfikuje profil autora (imię i nazwisko, kwalifikacje, numer prawa wykonywania zawodu i organ, który go nadał, kraj, klinika).
• Kontrola i recenzja. Każdy artykuł jest automatycznie sprawdzany pod kątem sformułowań medycznych i prawnych (np. obietnic rezultatów, nieuzasadnionych twierdzeń zdrowotnych lub cen przedstawianych jako reklama), a następnie recenzowany przez smileeasy. smileeasy może poprosić o zmiany, zredagować tekst pod kątem jasności, poprawności, zgodności z prawem lub formatu, odrzucić go lub opublikować. Nic nie zostaje opublikowane bez recenzji smileeasy.
• Podpis i ujawnienia. Opublikowany artykuł zawiera imię i nazwisko autora, jego kwalifikacje i klinikę, standardowe zastrzeżenie medyczne oraz oświadczenie o interesie autora (np. że autor leczy pacjentów w klinice partnerskiej smileeasy).
• Autor potwierdza, że artykuł jest jego własnym utworem lub że posiada do niego prawa, że jest on rzetelny i odzwierciedla aktualną wiedzę zawodową, że jest zgodny z przepisami dotyczącymi reklamy zawodów medycznych w jego kraju oraz że nie pozwala zidentyfikować żadnego pacjenta. Zdjęcia pacjentów oraz zdjęcia „przed i po” mogą być wykorzystywane wyłącznie za pisemną zgodą pacjenta, którą autor przechowuje i okazuje na żądanie.
• Licencja. Autor zachowuje prawa autorskie. Autor udziela smileeasy niewyłącznej, światowej, nieodpłatnej licencji na publikowanie, tłumaczenie, dostosowywanie i archiwizowanie artykułu, bez ograniczenia w czasie.
• Wycofanie artykułu. smileeasy może w każdej chwili wycofać artykuł z publikacji, w szczególności jeżeli jest on nierzetelny, niezgodny z prawem lub narusza niniejszy regulamin albo jeżeli wygaśnie wpis autora do rejestru. smileeasy informuje autora o powodach. Autor może w każdej chwili poprosić smileeasy o wycofanie swojego artykułu z publikacji.
• Byli autorzy. Jeżeli konto autora zostanie usunięte, opublikowane artykuły pozostają opublikowane z podpisem „Były autor” i nie można ich już edytować; nieopublikowane wersje robocze zostają usunięte. Autor, który tego nie chce, prosi smileeasy o wycofanie artykułów z publikacji przed usunięciem konta.

13. Ograniczenie, zawieszenie i zakończenie

• Klinika może w każdej chwili rozwiązać niniejszy regulamin, prosząc o usunięcie swojej kliniki.
• smileeasy może rozwiązać niniejszy regulamin z 30-dniowym okresem wypowiedzenia, przekazanym e-mailem wraz z uzasadnieniem.
• smileeasy może ograniczyć lub zawiesić ze skutkiem natychmiastowym prezentację, funkcję rezerwacji, artykuł lub konto, jeżeli klinika lub jej lekarz dentysta nie posiada wymaganego uprawnienia, naraża pacjentów na niebezpieczeństwo, publikuje treści wprowadzające w błąd lub niezgodne z prawem, poważnie lub wielokrotnie narusza niniejszy regulamin lub jeżeli wymaga tego prawo. smileeasy informuje wówczas klinikę, najpóźniej z chwilą wejścia ograniczenia w życie, na jakich faktach i na jakiej zasadzie lub przepisie opiera się decyzja. Klinika może odpowiedzieć i zakwestionować decyzję, a smileeasy rozpatruje ją ponownie.
• Rezerwacje potwierdzone w chwili zakończenia prezentacji są albo realizowane przez klinikę, albo anulowane z pełnym zwrotem dla pacjenta.
• Sekcje 6, 10 (do czasu usunięcia lub zwrotu danych kliniki), 11, 12 (licencja na opublikowane artykuły), 14 i 16 obowiązują również po zakończeniu obowiązywania niniejszego regulaminu.

14. Odpowiedzialność

• Klinika ponosi odpowiedzialność za swoje leczenie i usługi świadczone pacjentom oraz zwalnia smileeasy z odpowiedzialności za roszczenia pacjentów lub osób trzecich wynikające z leczenia, treści kliniki lub naruszenia niniejszego regulaminu przez klinikę, w tym z uzasadnionych kosztów prawnych.
• smileeasy ponosi odpowiedzialność bez ograniczeń za szkody wyrządzone umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa. W przypadku lekkiego niedbalstwa smileeasy odpowiada wyłącznie za przewidywalne, typowe szkody, a nie za utracone zyski lub utracone rezerwacje, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
• smileeasy nie gwarantuje żadnej liczby rezerwacji ani nieprzerwanej dostępności platformy.

15. Zmiany niniejszego regulaminu

smileeasy zapowiada zmiany niniejszego regulaminu e-mailem co najmniej 15 dni przed ich wejściem w życie, chyba że prawo lub organ wymaga szybszej zmiany. Klinika, która się nie zgadza, może rozwiązać niniejszy regulamin przed wejściem zmiany w życie.

16. Prawo właściwe i sądy

Niniejszy regulamin podlega prawu szwajcarskiemu, z wyłączeniem jego norm kolizyjnych. Wyłącznie właściwe są sądy w Zurychu (Szwajcaria). Bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa kraju kliniki, których nie można wyłączyć w drodze umowy, pozostają w mocy.

17. Kontakt

smileeasy, Heinrichstrasse 267A, 8005 Zürich, Szwajcaria · contact@smileeasy.ch · +41 78 939 95 09